Gestão e Marketing

Dicas para melhorar a gestão e a administração financeira do consultório

Dicas para melhorar a gestão e a administração financeira do consultório
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Para melhorar a gestão do consultório é preciso administrá-lo como uma empresa e seguir alguns conceitos básicos. Em primeiro lugar, separe a sua conta bancária pessoal da conta bancária do consultório. Não misture as duas em hipótese alguma. Estabeleça um pró-labore (salário) para você e defina um dia fixo para a retirada. Exemplo: o dia cinco de cada mês. Organização e disciplina são fundamentais, portanto, nada de retiradas extras.

Calcule, com cuidado, os custos da sua hora clínica. Assim será possível cobrar um valor justo e correto por cada procedimento. Resumidamente devemos dividir o custo fixo do consultório (água, telefone, luz, impostos, marketing, condomínio, manutenção, salário dos funcionários, pró-labore, etc.) pelas horas trabalhadas no mês para chegar ao custo da hora clínica.

Exemplo 1: se o valor das despesas fixas do consultório é de R$ 12.000,00 e o dentista trabalha 120 horas por mês, logo o custo da hora clínica será de R$ 100,00.

Exemplo 2: uma restauração que levou uma hora para realizar, você cobrou R$160,00 e a sua hora clínica custa  R$ 100,00 e o custo variável R$ 28,00  você obteve um lucro de  R$32,00 isto é 20%. Este é um bom lucro, visto que com este procedimento você já pagou a parte referente a esta hora do seu salário e das contas de seu consultório.

Portanto, temos que cobrar pelo procedimento de acordo com o tempo gasto. Se você leva duas horas para concluir um procedimento você terá que cobrar o valor de duas horas da sua hora clínica mais o custo variável (imposto, material, protético, etc.) e uma parte que será o lucro.

Lembre-se de que os 20% referentes ao lucro não são seus e sim da empresa. Esses recursos normalmente só são retirados e divididos pelos sócios no fim do ano ou a cada seis meses, em função do acordado.

O ideal é que a empresa tenha uma reserva de pelo menos três vezes os custos do consultório, pois nos meses deficitários é desse fundo que é retirado o complemento do pró-labore. Os recursos desse fundo são utilizados também quando, por algum motivo, o dentista fica impossibilitado de trabalhar. Nesse caso o fundo cobre o pró-labore e as despesas do consultório.

É imprescindível monitorar e analisar todo o movimento do consultório,  como a  entrada e saída de dinheiro,  materiais, frequência de pacientes, profissionais, investimentos, e informações sobre como os pacientes chegaram ao consultório (propaganda, indicação de amigos, sites, etc.) Esses dados são fundamentais para definir estratégias e tomar decisões importantes.

Seguindo todas essas dicas você terá uma visão objetiva do consultório, saberá quais são os custos, se os preços cobrados aos pacientes particulares são adequados, quanto vale a sua hora de trabalho, se a tabela do convênio é compensadora e se o  consultório obtém lucro.

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