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Ortodontista, por quanto tempo guardar a documentação ortodôntica?

Ortodontista, por quanto tempo guardar a documentação ortodôntica?
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Esta dúvida é muito frequente ainda nos dias atuais e é sempre bom ficar atualizado com essas informações! Abaixo vou tratar deste tema com as publicações mais recentes sobre o assunto, mas desde já fica a maior dica deste artigo:

“Fique sempre atento aos prazos e atualizações relacionadas à guarda de documentações. Lembre-se que é melhor prevenir do que remediar”.

A relação entre o ortodontista e o paciente é uma das mais duradouras na odontologia; ou pelo menos deveria ser. O motivo principal é bem simples: o tratamento ortodôntico é um dos tratamentos odontológicos que mais tempo levam para chegar ao final.

Sei que hoje em dia a especialidade conta com vários recursos para aceleração do tratamento, mas ainda assim é necessário ter paciência para alcançar resultados de excelência.

Como em qualquer relacionamento, o paciente e seu ortodontista podem vir a se desentender e, por isso, é sempre importante estar respaldado legalmente com o correto preenchimento do prontuário, com documentos relacionados as fases do tratamento e com a guarda de toda a documentação do paciente (Figura 1).

Figura 1. Fotografia intra-oral, radiografia panorâmica e radiografia cefalométrica (parte da documentação ortodôntica convencional solicitada pelos ortodontistas).

Mas, por quanto tempo guardar esta documentação?

Ainda há divergência na literatura sobre o tempo de guarda da documentação. Um artigo de 2013 publicado no Dental Press Journal of Orthodontics chega a citar que alguns autores sugerem a guarda por tempo indeterminado das documentações ortodônticas.

Mas, outra opção também discutida neste artigo é a entrega desta documentação após o fim do tratamento, ou após cinco anos decorridos de seu fim (tempo baseado em possível prescrição de reparação de danos relacionado ao Código de Defesa do Consumidor – CDC), ao seu legítimo dono (o paciente), sendo que este assinará um recibo desse recebimento. Nessa situação, a obrigação legal do Ortodontista passa a ser guardar com cautela este documento.

Essa estratégia pode ser sim utilizada e oferece ao profissional um ganho de espaço físico enorme no consultório. Caso use um sistema informatizado, deve-se ter também uma assinatura digital do paciente ou responsável para validar os prontuários e documentos relacionados ao tratamento.

Ah, não esqueça também de providenciar um contrato de prestação de serviços adequado, bem como um termo de consentimento esclarecido relacionado ao tratamento. Ambos devem ser assinados e guardados junto ao prontuário do paciente (anamnese, odontograma, prescrições, evolução clínica do paciente, etc.).

E as documentações digitais? São legalmente aceitáveis?

Primeiramente, quando se guarda algo em formato digital, é importante fazer, ou mesmo pagar para que façam por você, uma cópia de tudo o que tiver, sempre. Ainda, sugiro que tenha pelo menos duas cópias.

Dica extra:

Ganhe tempo e tenha menos dores de cabeça criando uma rotina simples, de correto preenchimento do prontuário do paciente, da forma mais detalhada que conseguir.

Lembre-se que, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (Lei 8078/1990), a relação entre o profissional e o paciente passou a ser considerada uma relação de consumo; o serviço pode ser o ato odontológico, bem como a consulta, uma intervenção ou qualquer outro tipo de procedimento realizado.

Abraços e até o próximo artigo!

Referências:

http://files.bvs.br/upload/S/1413-4012/2011/v16n1/a2156.pdf

https://www.dentalpress.com.br/portal/tempo-de-guarda-da-documentacao-ortodontica-versus-prazo-de-prescricao-legal/

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