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Oito dicas que reduzem até 70% o índice de faltas no consultório

Oito dicas que reduzem até 70% o índice de faltas no consultório
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Reduzir o índice de faltas no consultório odontológico realmente é um desafio. A verdade é que nenhum consultório está livre disso, e nem os pacientes estão livres de imprevistos.

De maneira geral, o paciente falta e ponto final. Não dá uma satisfação, não liga e simplesmente deixa um buraco na agenda.  Se o dentista atender por hora marcada, vai ter que esperar o tempo passar. Do outro lado, suas contas não param. E este é um problema bem recorrente no consultório odontológico.

Mas, existem maneiras de diminuir o índice de faltas no consultório. E, dependendo do caso, a redução chega até 70%.

1 – Pontue no papel quais são as possíveis causas do alto índice de faltas no consultório odontológico.

As faltas no consultório são resumidas a fatores que em geral estão relacionadas:

  • Ao paciente (atraso, descaso, doença, esquecimento, etc.);
  • Ao consultório (estrutura, atendimento, agendamento, etc.).

Utilizando a mesma linha de raciocínio de um diagnóstico, o dentista deverá levantar as possíveis causas internas, para que possa tratá-las.

Se você for a um lugar que entra e não gosta, você não vai dizer ao gerente ou dono do lugar que não gostou. Simplesmente você não voltará mais lá. Ocorre a mesma coisa no consultório odontológico. Levantando os possíveis motivos internos, começa-se a pensar na resolução.

2 – Confirme a consulta odontológica do seu paciente por PELO MENOS dois meios de comunicação (caso algum falhe).

Quase sempre, o meio principal de confirmação da consulta odontológica utilizado pela secretária é a ligação telefônica, que nem sempre é eficaz. Além disso, é importante SEMPRE ligar mais de uma vez. Caso haja 10 pacientes marcados, enumere todos e vá ligando. Caso o paciente não atenda, espere 10 minutos e tente novamente para aqueles que não atenderam a ligação. Sabe por quê?

Na maioria esmagadora dos casos, se uma pessoa recebe apenas UMA ligação de um número desconhecido, com grande chance não retornará. Do outro lado, se ela receber DUAS ligações deste mesmo número, pensará que é algo urgente.

Você também pode optar por outro meio de contato. A secretária poderá enviar uma mensagem de texto ou um contato via WhatsApp, caso tenha o número e o paciente tenha autorizado o contato por este meio.

Neste ponto, outra dica interessante é gerar no paciente um senso de responsabilidade. Ele tem que saber que, se faltar à consulta odontológica, vai prejudicar não só o consultório como outro paciente que poderia vir à consulta. Use este tipo de frase:

“Ok, Sra. Joana. Sua consulta está marcada para amanhã às 14:00. Se não puder comparecer, avise-nos com antecedência, por gentileza. ”

Ainda há muitos pacientes que gostam de deixar por escrito seus compromissos, sendo esta uma excelente e baratíssima maneira de lembra-los da consulta odontológica. Mas, vale lembrar que é uma ação complementar e que você deve ao menos realizar mais uma forma de confirmação.

3 – Confirme a consulta com antecedência de 24 horas.

Confirmar a consulta odontológica é algo MÍNIMO, contudo, é válido ressaltar que um tempo hábil para a confirmação da consulta pode ser um poderoso aliado. Se o paciente está marcado para terça pela manhã e a secretária for confirmar a hora dele no final da tarde da segunda, a chance de conseguir remanejar outro paciente em caso de falta é muito remota.

4 – O consultório odontológico deverá ter uma lista de espera.

Da mesma forma que há pacientes que dão pouca ou nenhuma importância à consulta odontológica, há pacientes que estão ansiosos para resolver logo seu problema. Se a secretária dispõe uma lista de espera, ela possui contatos de pacientes que dificilmente faltarão à consulta odontológica.

Isso também é válido quando o dentista possui uma agenda cheia, o que pode aumentar o índice de faltas no consultório, porque o paciente, na ânsia de não esperar, liga para outros consultórios e consegue uma consulta mais próxima, e não desmarca a que ele marcou anteriormente.

5 – Pense: por qual motivo um paciente faltaria à consulta odontológica?

É comum acharmos que o índice de faltas no consultório está relacionado apenas ao esquecimento ou descaso do paciente com a consulta. Na verdade, há diversos motivos que ocasionam a falta, como: medo, ansiedade, falha no processo de marcação da consulta, relatos de terceiros sobre o procedimento, tempo no trabalho, etc.

A partir destes tópicos, é possível filtrar a resolução dos problemas, que permite identificar as causas e intervir nelas o quanto antes.

6 – Utilize um software odontológico e ajude sua secretária.

Um software odontológico poderá ser bastante útil na diminuição do índice de faltas no consultório. Isso porque ele faz muitas coisas automaticamente, inclusive marcar as consultas. Dependendo do software, é possível até o envio de mensagens de texto para os pacientes, com o objetivo de lembrar da consulta.

7 – Não deixe as coisas tão fáceis para o paciente que faltou.

Sabe aquela conversa falando que a pessoa só dá valor quando perde? Pois é. Isso pode ser usado a favor do consultório, para o paciente saber o que perdeu. E quando o paciente que faltou sem avisar desejar marcar outra consulta, jogue aquele velho charme: “Poxa João, que pena que você não pode vir. Mas só temos vaga para consulta daqui a 15 dias.”

8 – Toda a equipe deverá servir de exemplo.

Infelizmente, ainda é bastante comum encontrar consultórios com profissionais que não respeitam a hora de atendimento, chegando bem depois do início do expediente. E, na maior parte dos casos, são os próprios gestores que fazem isso. É importante dar o exemplo não somente aos pacientes como também aos colaboradores do seu consultório. Lembre-se: ser pontual é ser educado!

Compartilhe estas dicas com seus colegas de profissão! Se ficou com alguma dúvida, não hesite em perguntar abaixo, farei de tudo para te ajudar. Grande abraço e até a próxima postagem!

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