Dicas para manter o seu Estoque organizado!

A falta de material, desperdícios e perdas por vencimento são desafios comuns na rotina de dentistas e gestores. Mas você sabia que, com os processos certos, é possível ter um controle total sobre o estoque da sua clínica?

Uma boa gestão de estoque ajuda a reduzir custos, evita problemas com remarcações e garante mais segurança clínica. Além disso, mantém a organização que você precisa para trabalhar com tranquilidade e previsibilidade.

Continue lendo e descubra como fazer um controle de estoque adequado para o seu negócio. Veja um passo a passo completo e como aplicar isso no seu dia a dia profissional. Vamos lá?

Por que fazer controle do estoque no consultório odontológico?

Talvez você já tenha percebido como é ruim para as finanças do consultório comprar um produto em cima da hora e pagar mais caro por ele. Ou como é ruim comprar novamente material que você já tinha e não encontrou quando precisou.

“Material parado, é dinheiro parado” e “material no lixo, é dinheiro no lixo”.

E ainda pior, deixar de atender o paciente por não ter material – nesse último caso, o prejuízo pode ser ainda maior e até prejudicar sua credibilidade profissional.

Pois é. Isso acontece. E acontece justamente quando não há um controle eficiente de estoque.

Os benefícios do controle de estoque para o seu negócio

Mas, quando a clínica adota um controle de estoque, tudo fica mais fácil! As vantagens começam a ser percebidas em várias atividades, desde a negociação com os fornecedores e dentais até a precificação dos seus serviços.

Compra com estratégia

Ao controlar a entrada e a saída dos produtos do seu estoque, você faz compras mais estratégicas, em maior quantidade e com menos frequência;

Redução dos custos

Compras planejadas sempre vão custar menos do que compras de urgência, o que significa menos gastos para sua clínica ou consultório;

Economia com kits

Comprar uma quantidade maior permite que você invista em “kits”, cujo valor unitário dos produtos é bem menor do que as embalagens individuais;

Poder de barganha

Planejar compras trimestrais e semestrais te dá maior poder de barganha com fornecedores, pois o volume de produtos adquirido é muito maior do que em uma compra comum.

Diluição dos custos

Você pode parcelar o pedido na quantidade de meses que ficará sem comprar, dissolvendo os custos como se estivesse fazendo compras mensais, mas economizando tempo.

Facilidade na precificação

Quem controla bem o estoque, precifica melhor os serviços, já que o custo variável é o item mais difícil de ser obtido no processo de composição do preço (mark up).

Atendimento de qualidade

Um estoque organizado facilita o fluxo de trabalho, reflete na qualidade do serviço prestado e evita problemas com remarcações e furos de agenda.

Dicas para um controle de estoque que funciona

Agora que você já viu todas as vantagens de controlar o estoque no seu consultório, confira um passo a passo para fazer isso com eficiência e rapidez, conforme a sua realidade clínica.

Realize um inventário completo

A cada 6 meses, faça um levantamento detalhado de tudo o que tem em seu consultório, incluindo instrumentais e equipamentos. É possível listar e categorizar os produtos pelo tipo, finalidade de uso ou frequência.

Identifique as gavetas e armários com etiquetas padronizadas. Isso permite que qualquer funcionário saiba exatamente onde cada item está guardado, agilizando o processo.

Tenha um fluxo de entrada e saída de produtos

Para ter um panorama do que está disponível para uso, mantenha um registro de todos os materiais que entram e saem. Assim, fica mais fácil identificar itens que estão sendo consumidos em excesso ou que continuam parados no estoque.

Registre também a data de retirada de cada item que for utilizado nos procedimentos. Dessa forma, é possível controlar a duração e frequência de uso do produto, seja em meses ou em número de procedimentos realizados.

Defina estoque mínimo e máximo de cada item

Você pode adotar o método de obtenção contínua em que é estabelecido um nível mínimo e máximo de estoque para cada item. Quando o produto atingir o seu estoque mínimo, é hora de fazer um pedido de reposição.

Lembre-se: “quem tem 1 não tem nenhum”, isso vale principalmente para produtos fracionáveis, como alginato e silicone de condensação. Tenha sempre uma unidade reserva para evitar imprevistos.

Acompanhe a validade constantemente

A data de validade dos produtos também deve ser registrada e acompanhada para evitar o descarte de materiais ainda lacrados que passaram do período de validade.

Você pode controlar isso usando o método FEFO , uma sigla para “First Expire, First Out” (ou em português PVPS “Primeiro que Vence, Primeiro que Sai”), em que os produtos com prazos menores de vencimento devem ser os primeiros a serem usados.

Envolva a equipe odontológica

O ideal seria centralizar o controle de estoque e as solicitações de compra em uma única pessoa. Mas, como sabemos que essa não é a realidade de muitos consultórios, é importante que todos da equipe, incluindo os dentistas, forneçam feedback sobre o estoque de materiais:

“Já é o penúltimo pacote, precisamos comprar mais”, “temos máscara N95 apenas para mais um mês”, “o CIV vencerá em 3 meses”, “ainda temos muitas seringas de ácido fosfórico, não precisa comprar mais”.

Evite desperdícios de materiais

Leia as bulas para armazenar e manipular os materiais de maneira correta. Se existe uma colher medidora, então por que usar o “olhômetro”? Reduzir o número de repetições por mau uso nos ajuda a economizar, e quanto mais treinada a equipe, mais regulares se tornam as compras.

Inclua outros produtos no controle de estoque

Vale a pena lembrar que o cafezinho, o material de expediente, os materiais de limpeza e brindes para pacientes, mesmo não sendo abordados no texto, também devem ser controlados.

Por mais que não sejam usados diretamente nos procedimentos, eles fazem parte do dia a dia do consultório e precisam ser comprados com planejamento.

Tecnologias e ferramentas que facilitam o controle do estoque

Pode parecer muita coisa, mas manter o controle do estoque fica mais fácil com o uso de planilhas ou softwares de gestão odontológica.

As planilhas, por exemplo, podem ser personalizadas para organizar informações, como entradas, saídas, datas de validade e consumo. Mas, é importante não se prender apenas a elas.

Afinal, hoje já existem softwares de gestão odontológica que integram essas informações e trazem mais agilidade e segurança nessas atividades rotineiras.

Quais os diferenciais de um software?

O Simples Dental, software parceiro oficial da Dental Cremer | Henry Schein, oferece funcionalidades específicas para controle de estoque.

Com ele, é possível:

• cadastrar os produtos de forma detalhada;
• registrar entradas (compras) e saídas (uso) de materiais;
• acompanhar níveis críticos de estoque por meio de relatórios.

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Boas práticas na escolha de fornecedores

Para manter o estoque sempre em dia e evitar transtornos e faltas, escolha fornecedores confiáveis e que você pode contar sempre. Na hora de comprar os produtos odontológicos, leve em conta os seguintes pontos:

• Capacidade de negociação: busque dentais que ofereçam preços competitivos e condições de pagamento e parcelamento que façam sentido para o seu negócio.
• Parceria e confiabilidade: prefira dentais com portfólios mais completos, atendimento rápido e descomplicado e que entreguem os produtos dentro do prazo estipulado.

Perguntas frequentes sobre controle de estoque na odontologia

Ainda tem dúvidas sobre controle de estoque na área odontológica? A gente te ajuda! Veja a seguir as principais perguntas e respostas sobre o assunto:

O que é giro de estoque em odontologia?

O giro de estoque representa a frequência com que os materiais são consumidos no consultório, ou seja, a velocidade com que o estoque gira.
Ele pode ser calculado pela fórmula: Giro de estoque = Consumo no período/Estoque médio no período. Quanto maior o giro, mais rápido os produtos saem do estoque.

Qual a melhor forma de organizar o estoque físico?

• Setorize os materiais por categorias;
• Utilize o método PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai);
• Identifique e etiquete os produtos;
• Crie rotinas de conferência;
• Conte com o auxílio de planilhas ou softwares.

Quando devo fazer o inventário do meu estoque?

O ideal é fazer o inventário a cada 6 meses para identificar materiais vencidos, em falta ou em excesso, planejar melhor as compras e evitar perdas financeiras para o consultório.

 Como evitar a falta de materiais?

• Mantenha o estoque odontológico sempre organizado;
• Controle as entradas e saídas de produtos;
• Defina um estoque mínimo e máximo;
• Crie uma rotina de conferência;
• Compre de dentais confiáveis, que entreguem rápido e com qualidade.

Conclusão

Por fim, é importante reforçar que o controle de estoque exige preparo e dedicação diária. Toda a equipe deve entender a sua importância para tornar o fluxo de trabalho odontológico mais organizado e eficiente.

Não pense que a saída é comprar material a mais, pois isso não resolve o problema. Excesso de material também é prejuízo: além do risco de perdas por vencimento, imobiliza recursos que poderiam ser investidos em outras áreas.

Por isso, planeje, treine sua equipe e mostre os benefícios do acompanhamento contínuo do estoque. E, claro, não esqueça de escolher fornecedores confiáveis, como a Dental Cremer | Henry Schein, para abastecer o seu negócio.

Fontes:
1. https://certificacaoiso.com.br/qualidade-na-pratica-peps-e-pvps-e-a-qualidade-integrada-ao-estoque/
2. https://www.dentaloffice.com.br/estoque-odontologico/

Sobre o autor:

Fernando Trigueiro | @it.fernandotrigueiro