7 dicas para controlar seu estoque odontológico

A rotina de trabalho do dentista costuma ser bem corrida. Atividades administrativas juntamente com atendimento clínico, muitas vezes fazem com que itens indispensáveis para o sucesso do consultório, como o controle do estoque, sejam esquecidos ou não tratados como prioridade pelo profissional e sua equipe auxiliar.

Primeiramente você precisa saber que:
Material parado, é dinheiro parado” e “Material no lixo, é dinheiro no lixo”.

Talvez você já tenha sentido como é ruim para as finanças do consultório, comprar material em cima da hora e pagar mais caro por eles. Também, como é ruim comprar novamente material que você já tinha e não encontrou quando precisou. E ainda pior, deixar de atender o paciente por não ter material, nesse último caso o prejuízo pode ser maior se manchar a sua autoridade profissional.

Continuando, alguma vez você já sentiu falta de um material que tinha certeza que tinha? Ou já teve a sensação que as caixas de máscara acabaram rápido demais? Deu para entender como não organizar o estoque pode gerar prejuízo? Faz sentido para você?

Certamente ter prejuízo é exatamente o contrário do que você esperava quando comprou o material, já que o intuito era ter lucro com a venda do tratamento.

Como o controle de estoque potencializa seus lucros?

A principal vantagem de controlar bem o estoque de materiais, entrada e saída, é poder realizar compras com menor frequência e em maior quantidade. Além de economizar seu tempo, comprar uma quantidade maior lhe permite escolher “kits” onde o valor por unidade sai menor do que as embalagens individuais, como no caso do kit de 100 conjuntos de bráquetes ortodônticos, o dentista consegue uma economia de 25% em cada boca!

O planejamento das compras trimestrais e semestrais lhe permite um maior poder de barganha com o seu fornecedor por causa do volume maior de produtos. Caso o valor total do investimento fique fora da sua realidade, faça a compra e parcele na proporção de meses que você irá ficar sem comprar, assim você consegue dissolver os custos como se estivesse fazendo compras mensais e com o grande benefício de economizar tempo. Compras planejadas sempre vão lhe trazer menos custos do que compras de urgência.

Uma grande vantagem do controle de estoque, que poucos dentistas entendem, é que quando você controla bem a quantidade de materiais gastos em cada procedimento realizado fica muito mais fácil fazer a correta precificação desse procedimento, já que o custo variável é o item mais difícil de ser obtido nesse processo de composição do preço (mark up) dos tratamentos vendidos mas que quando é executado corretamente aumenta seu lucro.

7 dicas para controlar o estoque no seu consultório

Agora que você já sabe que o controle de estoque pode ajudar você a lucrar mais, aprenda a criar métodos simples para fazer esse controle individualizando de acordo com a sua realidade.

1. “Quem tem 1 não tem nenhum”

O 1 (um) é o novo 0 (zero)! Fique ligado, isso não significa que você tem que comprar tudo em par. Itens que são utilizados por fracionamento como alginato e silicone de condensação, você deve ter outra unidade disponível antes de unidade em uso ter o suficiente apenas para uma moldagem. Imagina se dá errado e você não tem mais material para repetir na hora? Que sufoco!

2. Coloque na embalagem do produto a data que foi aberto

Caixas de máscara e de luvas, pacotes de touca descartável e de rolos de algodão, seringas de ácido fosfórico, fios de sutura, bisnaga de resina, enfim, tudo que é usado em seu consultório deve ser datado quando retirado do estoque para ser utilizado, já que precisamos entender o quanto cada item dura. É possível controlar por quantidade de meses ou quantidade de procedimentos.

3. Faça inventários

Crie o hábito de a cada 6 meses fazer um levantamento detalhado de tudo que tem em seu consultório, incluindo instrumentais e equipamentos. É importante saber o que tem, mas mais importante é saber onde está guardado. Identifique as gavetas e armários para saber o que tem dentro.
Para não esquecer você pode “agendar” o inventário como se fosse um paciente, separe um dia inteiro para sua equipe se dedicar exclusivamente a isso.

4. Treine sua equipe para dar feedbacks

O ideal é ter uma pessoa responsável por fazer esse controle de materiais e centralizar as solicitações e as compras. Como sabemos que não é a realidade de muitos colegas é importante que todos de sua equipe, incluindo os dentistas, estejam habituados a passar informações sobre os materiais: “já é o penúltimo pacote, precisamos comprar mais”, “temos máscara N95 apenas para mais um mês”, “o CIV vencerá em 3 meses”, “ainda temos muitas seringas de ácido fosfórico, não precisa comprar mais”.

>>>Leia também: 5 dicas para o planejamento financeiro do seu consultório

5. Crie um grupo no WhatsApp chamado “materiais”

Nesse grupo é ideal que tenha o responsável pela compra de materiais e os responsáveis por darem os feedbacks. Não se fala nada nele além de informações sobre materiais, assim quando chegar o momento da compra dos materiais o responsável consegue conferir se esqueceu algum item urgente, e quando falta algum material para uso você conseguirá saber se não foi avisado ou se não foi comprado.

6. Controle o desperdício

As bulas devem ser lidas! É necessário saber armazenar e manipular os materiais de forma correta. Se existe uma colher de medida, para que usar o “olhômetro”? Diminuir o número de repetições por mau uso nos ajuda a economizar, e quanto mais treinados são os operadores mais regulares se tornam as compras.
A data de validade dos materiais deve ser registrada e acompanhada, é comum descartarem materiais ainda lacrados pois passaram do período de validade.

7. Tenha um sistema de gestão

Todos os seis tópicos anteriores conseguem ser facilmente realizados com a ajuda de um bom software de gestão odontológico. Se você tem o Simples Dental, por exemplo, basta acessar a aba “Estoque”, cadastrar o produto, e alimentar os dados da entrada e retirada.
Se ainda não tiver sistema utilize uma planilha do Excel, porque fazer esse acompanhamento no caderninho não é fácil.

>>>Leia também: Odontologia sem papel: se prepare para inovar

Vale a pena lembrar que o cafezinho, material de expediente, materiais de limpeza e brindes, mesmo não sendo abordados no texto, também devem ser controlados. Afinal, fazem parte do seu dia a dia e devem ser comprados também de forma planejada.
O correto controle de estoque exige preparo e um esforço diário. Todos da sua equipe devem entender que essa simples ação pode melhorar todo o andamento do seu consultório. Não ache que é mais simples comprar material a mais, isso não vai resolver seus problemas, excesso de material também é prejuízo.

Sobre o autor:

Fernando Trigueiro | @it.fernandotrigueiro

Doutorando em Odontologia USP;

Mestre em Ortodontia USP;
Residência em Orto Preventiva Centrinho- Bauru;
Cursando MBAs em Gestão Empresarial, Marketing Digital e Gestão de Clínica;
Atualmente é Gestor da Clínica @it.odonto e @oralblue.odontologia;
Diretor Científico do @it.ensino, Coord. de Esp. em Orto, Coord. do curso de Gestão & MKT para Dentistas;
Consultor e ortodontista clínico.

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