O controle financeiro em clínicas odontológicas é crucial para a saúde do negócio, permitindo otimizar lucros, reduzir custos e tomar decisões estratégicas com base em dados.
A rotina de um dentista que trabalha com a administração de seu consultório, além dos atendimentos e a própria prática odontológica, pode ser bastante desafiadora, porque apesar de todas as demandas, ele também precisa buscar um bom controle financeiro.
Muitos dentistas, apesar de dominarem a prática clínica, sentem dificuldades em lidar com a gestão financeira na Odontologia.
Pensando nisso e em como te auxiliar nessa jornada, dentista, nesse artigo traremos dicas de como é possível criar e manter uma boa gestão com controle financeiro em dia em um consultório ou clínica odontológica. Boa leitura!
Gestão financeira na Odontologia
Durante a graduação de Odontologia, os profissionais geralmente são preparados para a prática da profissão e não necessariamente para a administração de empresas.
Mas, ao abrir uma clínica ou consultório odontológico, o dentista, tão experiente e treinado para atender, se vê diante do desafio de manter um negócio sustentável a longo prazo.
Se você também faz parte desse grupo que deseja organizar o seu negócio, mas ainda não sabe muito bem por onde começar a desenhar o seu controle financeiro, fique atento a esses conceitos de gestão financeira para dentistas:
Receitas
Avalie e entenda todas as receitas que você possui atualmente em seu consultório, elas são o dinheiro que entra na clínica a partir da prestação de serviços aos pacientes.
Controlar esse capital é fundamental para avaliar o desempenho financeiro da clínica e planejar seu crescimento.
Despesas
Por outro lado, as despesas são os valores necessários para a operação e sobrevivência da clínica como um negócio. Alguns exemplos de despesas são:
- Aluguel;
- Salários de colaboradores;
- Materiais odontológicos;
- Contas e serviços contratados.
- Esses gastos também precisam ser acompanhados na ponta do lápis.
É importante destacar que o profissional deve separar as despesas pessoais das profissionais, para evitar problemas fiscais dos a Receita Federal por incompatibilidade financeira.
Além disso, não separar as despesas dificulta a avaliação do lucro e compromete o capital de giro.
Ticket Médio
O ticket médio é o valor que representa o investimento médio por paciente na sua clínica, ou seja, quanto cada paciente geralmente paga por seus tratamentos. Esse é um indicador importante para orientar estratégias que visam aumentar esse valor.
Custos variáveis
Os custos variáveis, diferente das despesas, envolverá os valores pagos em itens que podem sofrer variação mês a mês. Um exemplo disso são os materiais odontológicos, pois cada tratamento exigirá a utilização de determinada quantidade e tipos de materiais.
Rentabilidade
A rentabilidade indica o ganho ou retorno financeiro que você obtém em relação a um investimento, ou seja, esse dado deve responder à pergunta: “Quanto dinheiro você ganhou ou perdeu com seu investimento em relação ao valor que você inicialmente investiu?”
Com essa informação é possível medir a eficiência da operação de um negócio e garantir que os valores cobrados estejam trazendo lucros.
Para ter rentabilidade, é necessário precificar seus serviços corretamente. Saiba como é feita a precificação de procedimentos odontológicos:
- Somar custos fixos + custos variáveis;
- Adicionar impostos, pró-labore e a margem de lucro desejada;
- Dividir pelo número estimado de procedimentos/mês para definir preço mínimo.
‼️Além disso, é importante avaliar o preço cobrado pela concorrência.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o controle de despesas e receitas de uma clínica em um determinado período, geralmente mensal. Com ele, é possível entender se as receitas estão sendo suficientes para cobrir as despesas e poder fazer as adaptações e ajustes necessários.
Para administrar o fluxo de caixa na Odontologia, é necessário:
- Registrar diariamente todas as movimentações;
- Categorizar as entradas de dinheiro;
- Categorizar as despesas fixas;
- Categorizar as despesas variáveis;
Identificar períodos de alta e baixa demanda, como por exemplo férias e datas comemorativas.
Taxa de inadimplência
A taxa de inadimplência medirá qual a porcentagem do valor que os pacientes não pagam por seus tratamentos, e ter isso em um controle financeiro é importante para minimizar prejuízos e buscar formas de recuperar esses valores.
Dominar estes conceitos é fundamental para promover a saúde financeira do consultório odontológico.
Controle financeiro na Odontologia: Implementando a Teoria na Prática
Para ter controle financeiro na odontologia, criamos um checklist para você organizar as finanças para poder implementar nossas dicas:
- Diagnóstico atual: levante todas as contas, receitas e dívidas;
- Defina metas financeiras: aumentar lucro, diminuir despesas, expandir o consultório, etc;
- Registre todas as movimentações: isso inclui recebimentos de pagamento e gastos com custões fixos e variáveis;
- Categorize receitas e despesas: separe as receitas por serviço e as despesas por tipo (material, aluguel, etc.);
- Analise relatórios periodicamente: avalie os indicadores financeiros semanalmente e mensalmente;
- Planeje e projete: use os dados históricos para prever o futuro e planejar ações (compras, investimentos);
- Busque aconselhamento: não hesite em procurar um contador ou consultor financeiro especializado.
Legal, agora que falamos um pouco sobre os conceitos básicos, falaremos sobre o passo a passo para criar e manter um bom controle financeiro. Veja só:
Dica 1. Separe contas pessoais e profissionais
Assim como em negócios de outras áreas, o controle financeiro exige que o administrador mantenha suas contas pessoais separadas das contas profissionais.
- Essa prática contribui com a evolução de diversos aspectos, como:
- Clareza e organização das informações;
- Prevenção de erros no uso dos recursos;
- Melhor controle de receitas e despesas;
- Planejamento financeiro mais assertivo;
- Criação de histórico financeiro.
Dica 2. Defina metas
Sem metas, a clínica ou consultório odontológico pode ficar estagnada, sem evoluir como precisa ou tem potencial para atingir. Assim, é preciso que o gestor defina metas alcançáveis ao começar a estabelecer seu controle financeiro.
Isso pode ser feito a partir do estabelecimento de metas financeiras claras para sua clínica, incluindo metas de receita, margem de lucro desejada e objetivos de crescimento.
Traçar esse plano irá contribuir com a direção, foco e motivação para o dentista e toda sua equipe trabalharem juntos pelo sucesso do negócio.
Dica 3. Registre todas as transações
Não dá para manter controle financeiro sem um detalhamento de tudo o que está sendo feito com o dinheiro do negócio. Por isso, é essencial que cada transação realizada seja documentada, incluindo informações como o valor, a data, a descrição e a forma de pagamento utilizada (dinheiro, cartão, transferência, boleto, entre outros), e que tudo fique devidamente registrado.
Essa visão detalhada fornecerá o material necessário para o gestor avaliar onde precisa fazer ajustes e/ou aumentar os seus esforços.
Dica 4. Estabeleça um orçamento
A definição de um valor teto por período (normalmente mensal) contribuirá com o entendimento do gestor sobre até que ponto é preciso rever custos, negociar com fornecedores e até mesmo se o negócio tem potencial para expandir sua operação.
Aqui, todas as despesas operacionais devem ser avaliadas e caminhar conforme as metas desenhadas anteriormente.
Dica 5. Avalie os indicadores regularmente
Acompanhar os principais dados financeiros é o que torna o controle financeiro uma ferramenta poderosa e que tende a obter melhorias e adaptações ao longo do tempo.
Isso acontece porque, como a avaliação regular identifica previamente o resultado das ações, então é possível prever e tomar atitudes em relação ao futuro em curto, médio e longo prazo.
Dica 6. Busque ajuda profissional
Considerar a contratação de um escritório de contabilidade ou consultor financeiro é importante, principalmente porque diversas obrigações fiscais precisam ser analisadas e produzidas a partir da visão de um profissional.
Outro ponto importante é que esses profissionais podem trazer insights e planos estratégicos excelentes, por terem uma visão macro de diversas áreas e mercados.
Dica 7. Automatize processos
O controle financeiro exige esforço e a automatização de processos pode ser uma prática aliada. Isso garantirá uma rotina mais fluida e excelente para o dentista e gestor de uma clínica odontológica.
O software odontológico parceiro da Dental Cremer pode ajudar com isso!
É importante lembrar, que para ter sucesso financeiro na Odontologia, é fundamental o dentista realizar um planejamento financeiro do consultório odontológico, que inclui controle financeiro, análise de dados e automatização de processos para otimizar os resultados.
Software Odontológico: seu melhor aliado na gestão financeira
O uso de um software odontológico é de extrema importância para otimizar a gestão financeira do consultório odontológico.
Conheça a importância de um software de gestão odontológico para o controle financeiro:
1. Controle de agendamentos e faturamento:
- Integrar consultas e pagamentos automaticamente;
- Relatórios de vendas (orçamentos fechados);
- Relatórios de produção por profissional.
2. Gestão de contas a pagar e a receber:
- Alertas automáticos de vencimentos;
- Conciliação bancária e registro de recebimentos parcelados.
3. Controle de estoque integrado:
- Notificações de materiais próximos ao vencimento;
- Histórico de consumo por procedimento para compras mais assertivas;
- Otimização de compras, evitando desperdícios e perdas.
4. Prontuário eletrônico e LGPD:
- Segurança de dados, conforme consta na legislação;
- Redução do uso de papel;
- maior organização documental, garantindo a proteção legal do dentista.
5. Relatórios e indicadores financeiros detalhados:
- DRE (Demonstrativo de Resultados): mostra receitas, custos, despesas e lucro líquido.
- Fluxo de caixa automático: consolidado por dia, semana ou mês.
- Balancetes: visão geral da saúde financeira.
Simples Dental: aqui, a sua gestão é realmente simples
O Simples Dental é o maior software odontológico da América Latina e parceiro da Dental Cremer. As suas funcionalidades vão contribuir para criar uma gestão facilitada para dentistas e gestores de clínicas.
Quando o assunto é controle financeiro, o Simples Dental tem uma ferramenta especial; a ferramenta de gestão e controle financeiro facilitará muito a visão geral da saúde financeira do seu consultório.
Caso você ainda não se sinta preparado para contar com um software completo, pode iniciar o controle financeiro com uma planilha gratuita preparada pelo time do Simples Dental.
Conclusão
A gestão financeira adequada promove a saúde financeira do consultório odontológico, garantindo o crescimento financeiro do negócio e do profissional.
Aplicar os conceitos apresentados nesse artigo, implementando as estratégias com um software de gestão odontológica, além de analisar indicadores regularmente, você terá maior previsibilidade e rentabilidade do consultório.
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