Controle financeiro: Dicas para mantê-lo em sua clínica

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Manter um bom controle financeiro é importante tanto para a vida pessoal quanto profissional de qualquer pessoa. Mas, é claro, quando estamos falando do âmbito profissional, esse fator pode ser decisivo para o sucesso ou não de um negócio.

A rotina de um dentista que trabalha com a administração de seu consultório, além dos atendimentos e a própria prática odontológica, pode ser bastante desafiadora, porque apesar de todas as demandas, ele também precisa buscar um bom controle financeiro.

Pensando nisso e em como te auxiliar nessa jornada, dentista, nesse artigo traremos dicas de como é possível criar e manter uma boa gestão com controle financeiro em dia em um consultório ou clínica odontológica. Boa leitura!

Por onde começar?

Durante a graduação de Odontologia, os profissionais geralmente são preparados para a prática da profissão e não necessariamente para a administração de empresas.

Mas, ao abrir uma clínica ou consultório odontológico, o dentista, tão experiente e treinado para atender, se vê diante do desafio de manter um negócio sustentável a longo prazo.

Se você também faz parte desse grupo que deseja organizar o seu negócio, mas ainda não sabe muito bem por onde começar a desenhar o seu controle financeiro, fique atento a esses pontos inicialmente:

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Receitas

Avalie e entenda todas as receitas que você possui atualmente em seu consultório, elas são o dinheiro que entra na clínica a partir da prestação de serviços aos pacientes. Controlar esse capital é fundamental para avaliar o desempenho financeiro da clínica e planejar seu crescimento.

Despesas

Por outro lado, as despesas são os valores necessários para a operação e sobrevivência da clínica como um negócio. Alguns exemplos de despesas são:
Aluguel;
Salários de colaboradores;
Materiais odontológicos;
Contas e serviços contratados.
Esses gastos também precisam ser acompanhados na ponta do lápis.

Ticket Médio

O ticket médio é o valor que representa o investimento médio por paciente na sua clínica, ou seja, quanto cada paciente geralmente paga por seus tratamentos. Esse é um indicador importante para orientar estratégias que visam aumentar esse valor.

Custos variáveis

Os custos variáveis, diferente das despesas, envolverá os valores pagos em itens que podem sofrer variação mês a mês. Um exemplo disso são os materiais odontológicos, pois cada tratamento exigirá a utilização de determinada quantidade e tipos de materiais.

Rentabilidade

A rentabilidade indica o ganho ou retorno financeiro que você obtém em relação a um investimento, ou seja, esse dado deve responder à pergunta: “Quanto dinheiro você ganhou ou perdeu com seu investimento em relação ao valor que você inicialmente investiu?”
Com essa informação é possível medir a eficiência da operação de um negócio e garantir que os valores cobrados estejam trazendo lucros.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o controle de despesas e receitas de uma clínica em um determinado período, geralmente mensal. Com ele, é possível entender se as receitas estão sendo suficientes para cobrir as despesas e poder fazer as adaptações e ajustes necessários.

Taxa de inadimplência

A taxa de inadimplência medirá qual a porcentagem do valor que os pacientes não pagam por seus tratamentos, e ter isso em um controle financeiro é importante para minimizar prejuízos e buscar formas de recuperar esses valores.

Como criar e manter um bom controle financeiro em sua clínica ou consultório odontológico?

Legal, agora que falamos um pouco sobre os conceitos básicos, falaremos sobre o passo a passo para criar e manter um bom controle financeiro. Veja só:

Dica 1. Separe contas pessoais e profissionais

Assim como em negócios de outras áreas, o controle financeiro exige que o administrador mantenha suas contas pessoais separadas das contas profissionais.

Essa prática contribui com a evolução de diversos aspectos, como:

Clareza e organização das informações;
Prevenção de erros no uso dos recursos;
Melhor controle de receitas e despesas;
Planejamento financeiro mais assertivo;
Criação de histórico financeiro.

Dica 2. Defina metas

Sem metas, a clínica ou consultório odontológico pode ficar estagnada, sem evoluir como precisa ou tem potencial para atingir. Assim, é preciso que o gestor defina metas alcançáveis ao começar a estabelecer seu controle financeiro.

Isso pode ser feito a partir do estabelecimento de metas financeiras claras para sua clínica, incluindo metas de receita, margem de lucro desejada e objetivos de crescimento.

Traçar esse plano irá contribuir com a direção, foco e motivação para o dentista e toda sua equipe trabalharem juntos pelo sucesso do negócio.

Dica 3. Registre todas as transações

Não dá para manter controle financeiro sem um detalhadamente de tudo o que está sendo feito com o dinheiro do negócio. Por isso, é essencial que cada transação realizada seja documentada e fique registrada.
Essa visão detalhada fornecerá o material necessário para o gestor avaliar onde precisa fazer ajustes e/ou aumentar os seus esforços.

Dica 4. Estabeleça um orçamento

A definição de um valor teto por período (normalmente mensal) contribuirá com o entendimento do gestor sobre até que ponto é preciso rever custos, negociar com fornecedores e até mesmo se o negócio tem potencial para expandir sua operação.
Aqui, todas as despesas operacionais devem ser avaliadas e caminhar conforme as metas desenhadas anteriormente.

Dica 5. Avalie os indicadores regularmente

Acompanhar os principais dados financeiros é o que torna o controle financeiro uma ferramenta poderosa e que tende a obter melhorias e adaptações ao longo do tempo.
Isso acontece porque, como a avaliação regular identifica previamente o resultado das ações, então é possível prever e tomar atitudes em relação ao futuro em curto, médio e longo prazo.

Dica 6. Busque ajuda profissional

Considerar a contratação de um escritório de contabilidade ou consultor financeiro é importante, principalmente porque diversas obrigações fiscais precisam ser analisadas e produzidas a partir da visão de um profissional.
Outro ponto importante é que esses profissionais podem trazer insights e planos estratégicos excelentes, por terem uma visão macro de diversas áreas e mercados.

Dica 7. Automatize processos

O controle financeiro exige esforço e a automatização de processos pode ser uma prática aliada. Isso garantirá uma rotina mais fluida e excelente para o dentista e gestor de uma clínica odontológica.

O software odontológico parceiro da Dental Cremer pode ajudar com isso!

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