Para que um consultório seja referência, são muitos os fatores que devem ser somados, mas sem dúvidas, um dos principais é: a importância de ter uma secretária em seu consultório.
Afinal, quem não gosta de ser bem atendido, não é mesmo?! Por isso, a secretária é de suma importância na construção do relacionamento com seu paciente. Elas, fazem o acompanhamento desde o primeiro contato, quando o paciente faz o agendamento, até o fim do tratamento, passando, inclusive por práticas cirúrgicas.
Pensando nisso, nas multifunções desempenhadas por essa profissional e toda a importância que ela carrega na boa gestão de um consultório, preparamos um material especial sobre o assunto neste mês em que comemoramos o Dia da Secretária.
Quais as funções de uma secretária no consultório?
Falando em funções desempenhadas pela secretária, a assistência direta ao profissional dentista é um dos diferenciais do atendimento, nele a secretária faz parte dos processos da clínica, como por exemplo: assessorar o dentista durante o manuseio das ferramentas, organizar o espaço entre uma troca de paciente, fazer o acompanhamento do paciente, entre outras coisas. Da mesma forma, manter o espaço organizado, os equipamentos repostos e visualmente organizados também é um dos papéis da secretária nesse processo de trabalho.
Além disso, a organização dos fluxos e agenda do dentista, ficam por conta dela. Manter o contato com os pacientes com a finalidade de agendar, remarcar ou fazer acompanhamentos pós cirúrgicos é papel da secretária. É muito comum, inclusive, que ela saiba mais sobre os compromissos diários do dentista do que ele próprio.
No auxílio na parte burocrática e financeira da clínica, como pagamentos, orçamentos e fluxo de caixa há também um envolvimento da profissional. Este tipo de função é importante para que o dentista não precise interromper procedimentos para dar informações sobre o serviço.
A secretária de um consultório também tem o controle sobre os prontuários de todos os pacientes do dentista, seu histórico odontológico, tratamentos já realizados, dados financeiros etc. Tendo acesso a todas essas informações, a secretária acaba oferecendo um atendimento mais completo e de qualidade.
As principais habilidades desenvolvidas pelas secretárias
Enquanto profissão, o secretariado – no caso, odontológico, pode ser aperfeiçoado, principalmente por ser uma função que ganha cada vez mais visibilidade no mercado. Há muitos cursos profissionalizantes que permitem que secretárias se especializem abordando conteúdos como:
– Como encantar pacientes;
– Marketing de relacionamento;
– Gestão de crise;
– Imagem pessoal.
É de conhecimento geral que se especializar dentro da profissão é importante para aperfeiçoar as atividades já realizadas. Porém, é imprescindível levar em conta, as habilidades pessoais de cada pessoa, que acabam agregado à profissão de forma geral, como por exemplo:
– Organização;
– Boa comunicação;
– Sociabilidade;
– Objetividade.
Além disso, para que o papel de secretária seja desempenhado da melhor forma, além das especializações, uma das grandes aliadas é a tecnologia. Nos dias de hoje é indispensável contar com o suporte de softwares de gerenciamento que dão total suporte às secretárias no gerenciamento do consultório.
Tendo conhecimento da importância e das inúmeras funções que podem ser desempenhadas, é importante garantir condições de trabalho que facilitem a rotina e tornem as atividades mais assertivas e rápidas para a secretária.
O papel da secretária no atendimento humanizado
Atendimento humanizado é todo aquele contato com o paciente onde ele se sinta acolhido, respeitado e compreendido. Normalmente, o papel central dessa relação construtiva se concentra na secretária. Afinal, é ela quem faz o contato do início ao fim com a pessoa atendida, trocando informações e percepções.
Cultivar um bom relacionamento com o paciente demanda de muita paciência, atenção, cuidado, e claro, oferecer o melhor atendimento para que seu problema seja resolvido da forma correta. Além do mais, evita quadros de odontofobia, algo muito comum, porém, de fácil resolução quando aplicado um tratamento humanizado desde o primeiro contato.
Neste caso, a jornada do paciente é de extrema importância pois se traça todo o passo a passo do atendimento a partir da marcação da consulta até o pós atendimento, tudo feito por meio da secretária. Tendo uma noção mais concreta do tratamento, o próprio paciente sente-se mais seguro em cooperar para a realização.
Estes pilares de confiança da humanização se constroem através do diálogo aberto, principalmente da escuta e da compreensão, é quando o paciente fala dos seus receios e medos, e a secretária tira suas dúvidas, tornando o atendimento mais transparente possível no imaginário do paciente.
Contudo, para que o dentista consiga desempenhar sua profissão com êxito é preciso de uma secretária na linha de frente do seu consultório ou clínica. Sabendo da importância dessa profissão, a Dental Cremer preparamos uma programação preparamos uma programação completa e cheia de conteúdos especiais para sua secretária Não perca!
Confira a palestra com a Gleice Oliveira:
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Acho tudo maravilhoso mesmo.
Mas toda vez que existe uma vaga a mesma pede com experiência em consultório.
Se nunca deram a primeira chance como vai se aperfeiçoar no ramo de consultórios?
Eu, por exemplo, tenho experiência há mais de 20 anos como secretária executiva mas nunca trabalhei na área de saúde, mas, não quer dizer que não conseguiria adaptar-me a esse novo segmento.