A importância de ter uma secretária em seu consultório

Poder contar com uma secretária em seu consultório odontológico é um dos fatores que, indiscutivelmente, faz com que seu negócio seja uma referência para seus pacientes.

Afinal, quem não gosta de ser bem atendido, não é mesmo? Por isso, a profissional é de suma importância na construção do relacionamento com seu paciente.

Ela faz o acompanhamento desde o primeiro contato, no momento do agendamento, até o fim do tratamento, passando, inclusive, pela assistência deles.

Pensando nisso, nas multifunções desempenhadas por essa profissional e toda a importância que ela carrega na boa gestão de um consultório, preparamos um material especial sobre o assunto. Boa leitura!

Por que vale a pena considerar a contratação de uma secretária para o seu consultório odontológico?

Um consultório odontológico de sucesso requer uma rotina organizacional controlada e um atendimento de qualidade para os pacientes.

Neste cenário, porém, a falta de tempo pode ser um problema para dentistas. Afinal, a prática odontológica foi a formação escolhida justamente para que o atendimento fosse uma prioridade, o que gera esse impasse na divisão de demandas.

É por isso que contar com a ajuda de uma secretária é a melhor forma de distribuir o acúmulo de funções e, assim, equilibrar o tempo para a realização de tratamentos e outros cuidados com o negócio.

Veja alguns dos motivos para considerar essa contratação para a sua clínica odontológica:

Pacientes mais satisfeitos

Optar pelos serviços de uma secretária possibilita que a experiência de seus pacientes seja muito mais acolhedora e positiva, com um atendimento eficiente e com a atenção que eles merecem.

Isso pode render retornos e até mesmo indicações de seu trabalho para mais pessoas, permitindo um crescimento do seu consultório a longo prazo.

Melhora na imagem profissional

Além disso, ter uma secretária para realizar o atendimento de seus pacientes também pode melhorar a percepção deles em relação ao profissionalismo de seu consultório.

Ao verem que o atendimento é bem feito pela equipe e o agendamento é realizado com eficiência, os pacientes terão mais confiança para optar pelos seus serviços.

Mais produtividade com menos estresse

Delegar a alta demanda de tarefas para mais pessoas é uma forma de aliviar o estresse gerado pelo acúmulo diário, fazendo com que sobre mais tempo para que você foque em outros serviços com mais foco e dedicação.

Você pode separar tempo para realizar tarefas relacionadas à administração e atendimento para sua secretária enquanto cuida de tratamentos e controle financeiro, por exemplo.

4 funções que podem ser delegadas a uma secretária em seu consultório odontológico

Uma vez que você está convencido de que não faltam motivos para contratar uma secretária em seu consultório odontológico, saiba como ela pode te ajudar com as tarefas diárias:

1. Assistência direta

Uma das principais frentes em que a secretária pode ajudar é em relação à assistência direta.

Ela pode te assessorar durante o manuseio das ferramentas, organizar o espaço entre a troca de pacientes, fazer o acompanhamento do paciente ao fim da consulta, entre outras funções.

Da mesma forma, manter o espaço organizado e os equipamentos repostos também é um dos papéis da secretária em um consultório odontológico.

2. Organização de agenda

Além disso, a organização dos fluxos e agenda do dentista ficam por conta dela.

Por exemplo, ela pode manter o contato com os pacientes para agendar, remarcar ou fazer acompanhamentos pós cirúrgicos.

É bastante comum, inclusive, que a secretária saiba mais sobre os compromissos diários do dentista do que ele próprio.

3. Controle administrativo

A secretária também pode ajudar na parte burocrática e financeira da clínica, como pagamentos, orçamentos e fluxo de caixa.

Este tipo de função é importante para que o dentista não precise interromper procedimentos pensando em atividades relacionadas a essas demandas.

4. Atendimento de pacientes

A secretária de um consultório também tem o controle sobre todos os prontuários de pacientes, além de históricos odontológicos, tratamentos já realizados, dados financeiros, entre outras informações.

Tendo acesso a todos esses dados, ela pode oferecer um atendimento mais completo e capacitado, especialmente em pacientes que pararam o tratamento, mas que optaram pelo retorno para a clínica posteriormente.

Quais competências avaliar na hora de contratar uma secretária para seu consultório odontológico?

Caso você esteja em busca de uma profissional para o atendimento de sua clínica, é fundamental considerar alguns requisitos nesse processo:

Especializações e cursos

Enquanto profissão, o secretariado odontológico pode ser aperfeiçoado.

Existem cursos profissionalizantes que permitem que secretárias se especializem abordando conteúdos como:

• Como encantar pacientes;
• Marketing de relacionamento;
• Gestão de crise;
• Imagem pessoal.

Habilidades

Além disso, é imprescindível levar em conta as habilidades pessoais, que acabam agregando competências à profissão de forma geral, como, por exemplo:

• Organização;
• Boa comunicação;
• Sociabilidade;
• Objetividade.

Familiaridade com a tecnologia

Outra grande aliada na carreira das secretárias é a tecnologia.

Atualmente, é indispensável contar com o suporte de softwares de gerenciamento que dão total suporte no gerenciamento do consultório.

Ao mesmo tempo, cabe a você, dentista, garantir condições de trabalho que facilitem a rotina e tornem as atividades mais eficazes e rápidas para a sua secretária.

Como as secretárias te ajudam a proporcionar um atendimento humanizado em seu consultório odontológico?

Um atendimento humanizado é aquele contato com o paciente em que ele se sente acolhido, respeitado e compreendido.

E normalmente, o papel inicial dessa relação construtiva se concentra na secretária.

Afinal, é ela quem faz o contato inicial e tira dúvidas do paciente, trocando informações e percepções. Por isso, cultivar um bom relacionamento com o paciente demanda muita paciência, atenção e cuidado.

Além disso, um atendimento humanizado evita quadros de odontofobia, que é o medo de consultas odontológicas.

Apesar de comum, esse receio pode ser minimizado quando a secretária aplica um tratamento humanizado desde o primeiro contato até o pós atendimento.

Ao ter uma noção mais concreta do tratamento, o próprio paciente se sente mais seguro em cooperar para a realização.

Estes pilares de confiança da humanização se constroem por meio do diálogo aberto, principalmente da escuta e da compreensão, em que o paciente fala dos seus receios e medos, e a secretária tira suas dúvidas, tornando o atendimento mais transparente.

➡️ Conheça 3 técnicas para um atendimento odontológico mais acolhedor

Confira mais conteúdos sobre a importância das secretárias com a Dental Cremer | Henry Schein

Sabendo da importância da profissão de secretária, a Dental Cremer | Henry Schein preparou uma página especial para te ajudar a valorizar ainda mais o trabalho dessa profissional.

Nela, você encontrará uma palestra mediada pelo especialista Fernando Trigueiro, além de um material educativo e um e-book que podem transformar a experiência de atendimento do seu consultório odontológico.