Agenda online: por que migrar para esta tecnologia?

A agenda online é uma grande aliada quando se fala em gestão de tempo e organização nas rotinas de profissionais de Odontologia e, mais que isso, ela é o primeiro passo para tornar a clínica digital.

Entre os principais motivos de abandonar de vez o papel e adotar uma agenda digital estão:

● A redução de custos com papel
● A melhora na qualidade do atendimento
● E a facilidade em acessar de qualquer lugar todos os agendamentos, cancelamentos e
remarcações.

Se você ainda está na dúvida sobre essa tecnologia, confira o artigo abaixo e saiba porque aderir à agenda online é a melhor opção para o seu negócio.

1 → Benefícios de uma agenda online para dentistas

Para dentistas que sempre utilizaram agendas de papel, migrar para uma agenda online pode até trazer desconfiança sobre a adaptação ou mesmo receio com relação à eficiência.

Porém a segurança e a praticidade dessa ferramenta trazem benefícios que impactam diretamente nos resultados e na produtividade do negócio.

Confira quais as vantagens de integrar a ferramenta no dia a dia do consultório.

Acessibilidade e economia de tempo

Dentro ou fora da clínica, a agenda online tem a vantagem inquestionável de possibilitar à dentista ou ao dentista acessar consultas, marcar atendimentos, ter controle de faltas, cancelamentos e reagendamentos, além de programar alertas de retorno. Tudo isso dependendo apenas de um dispositivo móvel com acesso à internet.

“Já aconteceu de eu estar em um churrasco e alguém pedir para agendar uma consulta. Com o acesso à agenda pelo aplicativo, não tem tempo ruim”, conta a periodontista Cláudia Sens.

Essa facilidade de ter tudo na palma da mão, sem depender de inúmeros papéis ou mesmo da secretária, gera uma economia de tempo de até 30% nas atividades da clínica, segundo um levantamento da Simples Dental, além de trazer comodidade tanto para pacientes quanto para dentistas.

Redução de custos

Quanto você gasta em papel por mês na sua clínica? Utilizar uma agenda digital também significa ter uma economia de caixa.

Além disso, a redução de custos com agendas impressas, planilhas, materiais de escritório e demais papéis para anotações de consultas também permite redirecionar investimentos para ações estratégicas, como a captação de novos pacientes.

Envolvimento da equipe

Para clínicas que trabalham com mais de um profissional, cada dentista tem sua própria agenda de atendimento, e o desafio de administrar todas elas se torna bem mais fácil com o uso de uma agenda online única.

O acesso às agendas de cada dentista também pode ser feito tanto pela secretária, que acompanha os agendamentos, quanto pelos próprios profissionais, que têm a praticidade de gerir suas rotinas individualmente.

Segurança

Ao utilizar a agenda de papel, todos os contatos e consultas de pacientes estão, inevitavelmente, sujeitas a danos de mau uso e até perda de informações: um rasgo ou molhado que seja, ou em casos de esquecer o objeto em algum lugar podem comprometer a
rotina da clínica.

Por outro lado, ter uma agenda digital mantém todos os dados seguros na nuvem, mesmo que o dispositivo utilizado para acessá-la seja perdido ou roubado.

Isso também colabora para que a clínica fique em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que garante a proteção e privacidade de informações de pessoas físicas.

2 → Como assinar uma agenda online

Há várias opções de agenda online no mercado, porém, para dentistas, o mais indicado é utilizar a ferramenta integrada a um software odontológico, com funcionalidades específicas para a área.

Para isso, escolha um sistema que atenda às demandas da sua clínica. A maior parte dos softwares oferecem um período de teste.

O Simples Dental, plataforma oficial da Dental Cremer, por exemplo, permite que o usuário teste todas as funcionalidades durante 7 dias.

Após esse tempo, é possível escolher e assinar o melhor plano para a clínica, podendo contar ainda com outros módulos, como financeiro e vendas.

3 → Como implantar uma agenda digital

Na hora de implementar a ferramenta no dia a dia do consultório ou clínica, é fundamental ter pleno conhecimento da rotina do ambiente. Ou seja, é preciso saber:

● Qual a quantidade de horas que seu consultório gasta em média em um dia de
atendimento
● Quantos pacientes são atendidos em um dia
● Com qual a frequência seus pacientes costumam se consultar
● Qual a duração média das consultas para cada tipo de tratamento

Essas informações vão alimentar a ferramenta e possibilitar a visualização do fluxo de atendimento de forma mais organizada e eficiente, mostrando em quais momentos da jornada está o paciente.

Após essa etapa, é preciso integrar toda a sua equipe, entre dentistas, gestores e secretárias, na implementação da agenda online.

Segundo Eduardo Bergmann, coordenador de sucesso do cliente da Simples Dental, a clínica contrata o sistema para melhorar os resultados e ter sucesso, então é preciso que todos os profissionais comprem a ideia e utilizem a ferramenta.

“Caso contrário, a clínica vai ter dificuldade durante a implementação e, consequentemente, vai ter problemas de organização e gestão, que podem interferir diretamente nos resultados”, explica.

A partir disso, o primeiro passo para começar a utilizar a agenda de fato é o cadastramento de consultas, migrando os agendamentos presentes no papel para o online.

Nesta fase, o ideal é cadastrar as consultas e pacientes uma semana por vez, a partir do dia da implementação da ferramenta, até que todas consultas da agenda de papel estejam no sistema e apenas ele seja usado.

4 → Boas práticas no uso da agenda eletrônica

Para que as funcionalidades da agenda sejam bem administradas, é essencial que todas as pessoas com acesso à ela sigam algumas boas práticas de uso.

Equilíbrio entre atendimentos

A gestão da agenda deve buscar o equilíbrio entre os atendimentos mais demorados e os mais rápidos.

A primeira consulta de um paciente, por exemplo, costuma ter uma duração mais longa, já que a dentista ou o dentista precisa conhecer a pessoa, realizar as perguntas da anamnese, fazer o preenchimento do prontuário e, em alguns casos, fazer exames, como radiografias.

Já as consultas de rotina, manutenção e retornos tendem a ser mais ágeis.

Portanto, equilibrar na agenda as consultas de pacientes novos e antigos permite, por exemplo, fazer encaixes ou consultas de emergência.

Intervalos de segurança

Mesmo equilibrando a agenda, é fundamental atentar para o intervalo entre as consultas, pois podem acontecer imprevistos durante os atendimentos.

Esse intervalo de segurança é o que vai ajudar a diminuir o tempo de espera dos pacientes
caso necessário.

Além disso, esse tempo também pode ser usado para que a dentista ou o dentista se prepare
para o próximo atendimento.

Sistemas de confirmação

Ao utilizar a agenda online integrada a um software odontológico, é possível fazer as confirmações de consulta automaticamente por meio de SMS e mensagens pelo WhatsApp.

Com essa funcionalidade, os pacientes agendados recebem esse contato e, ao responderem, o atendimento entra no fluxo da agenda do sistema.

Assim, basta que a secretária, por exemplo, acompanhe esse fluxo de confirmações, cancelamentos e respostas pendentes para diminuir o índice de faltas e aumentar a chance de conversão de orçamentos e oportunidades.

5 → Simples Dental Agenda: como funciona

A agenda online da Simples Dental é uma das funcionalidades que integram o software odontológico da marca e tem como principal função a gestão de consultas.

Dentro da ferramenta é possível:

● Cadastrar pacientes
● Marcar consultas e compromissos
● Acompanhar mudanças de horário e cancelamentos
● Editar e reagendar atendimentos
● Ter controle das cadeiras, sem duplicar ou deixar horários vazios
● Enviar confirmações de consulta
● Visualizar os agendamentos por dia, semana ou por cadeiras
● Programar alertas de retorno

Com um layout simples e intuitivo, todas essas informações ficam organizadas no sistema por cor, facilitando a identificação de cada dado e em quais estágios os pacientes estão, sem a necessidade da secretária entrar em contato com cada um.

Os clientes da Simples Dental também contam com o aplicativo do software, disponível para iOS e Android, que traz o acesso à agenda e algumas funcionalidades relacionadas à ela, como a lista de toda a equipe, os prontuários de pacientes e a possibilidade de capturar e armazenar imagens.

Conheça mais sobre a ferramenta no site da Simples Dental e faça o teste grátis.

>>> Leia mais: WhatsApp para dentistas: como o aplicativo pode potencializar seus resultados

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