Agenda online: por que migrar para esta tecnologia?

A agenda online é uma grande aliada na gestão do tempo e na organização da rotina de profissionais de odontologia. Mais do que isso, ela é o primeiro passo para digitalizar a clínica e modernizar a experiência de atendimento.

Entre os principais motivos para aposentar de vez a agenda de papel e adotar uma versão digital, estão:

  • Redução de custos com papel e materiais de escritório;
  • Melhoria na qualidade do atendimento;
  • Acesso rápido e remoto aos agendamentos, cancelamentos e remarcações.

Se você ainda tem dúvidas sobre essa mudança, continue a leitura e descubra por que a agenda online é a melhor escolha para seu consultório.

5 benefícios de uma agenda online para dentistas

Migrar da agenda de papel para uma digital pode gerar insegurança no início, mas a adaptação é rápida e os benefícios compensam e muito!

Além de facilitar o dia a dia, a agenda online impacta diretamente na produtividade da clínica e na experiência do paciente. Veja algumas das principais vantagens:

1 → Acessibilidade e economia de tempo

Com um dispositivo conectado à internet, o dentista pode acessar a agenda, marcar atendimentos, acompanhar faltas e reagendamentos, além de programar alertas de retorno, de qualquer lugar.

De acordo com um levantamento do Simples Dental, a agenda digital pode reduzir em até 30% o tempo gasto nas tarefas diárias da clínica, além de facilitar a vida dos pacientes.

2 → Redução de custos

Adotar a agenda online representa economia com papel, agendas impressas e outros materiais de escritório — que, convenhamos, não são baratos.

Isso abre espaço para investir em estratégias que realmente impulsionam o crescimento da clínica.

3 → Envolvimento da equipe

Em clínicas com múltiplos profissionais, cada dentista pode ter sua agenda individual conectada em um sistema único, acessível por todos

Com isso, a secretária pode acompanhar os agendamentos, enquanto os dentistas podem gerir suas rotinas com mais autonomia.

4 → Mais segurança

Ao utilizar a agenda de papel, todos os contatos e consultas de pacientes estão, inevitavelmente, sujeitas a danos de mau uso e até perda de informações.

Por exemplo, um rasgo ou exposição à água, ou então em casos de esquecer o objeto em algum lugar, podem ser situações que comprometem a rotina da clínica.

Por outro lado, ter uma agenda online mantém todos os dados seguros na nuvem, mesmo que o dispositivo utilizado para acessá-la seja perdido ou roubado.

Isso também colabora para que a clínica fique em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que garante a proteção e privacidade de informações de pessoas físicas.

5 → Mais segurança

Além de otimizar a rotina da equipe, a agenda digital também melhora significativamente a experiência do paciente

O agendamento online elimina a necessidade de ligações, reduz o tempo de espera e permite que o próprio paciente visualize horários disponíveis e escolha o mais conveniente.

A sensação de organização e tecnologia também transmite mais confiança e profissionalismo, o que contribui para a fidelização.

Assim, com tantos benefícios, fica evidente que a agenda online é uma ferramenta indispensável para clínicas que desejam se modernizar, melhorar sua organização interna e proporcionar uma experiência mais fluida e profissional aos pacientes. Sua clínica é uma delas?

Como assinar uma agenda online?

Existem diversas opções de agendas online no mercado, mas, para dentistas, o ideal é contar com um software odontológico completo.

Isso porque, além da função de agendamento, uma boa plataforma deve integrar outras funcionalidades específicas para clínicas, como: prontuário eletrônico, controle financeiro, gestão de estoque, ferramentas de marketing e suporte ao atendimento ao paciente. 

Também é importante verificar:

  • Facilidade de uso e navegação: a interface deve ser intuitiva, para que toda a equipe consiga utilizá-la com facilidade;
  • Acesso em diferentes dispositivos: o sistema precisa estar disponível em versão web e mobile;
  • Segurança dos dados: verifique se o software segue as diretrizes da LGPD e utiliza armazenamento em nuvem com backup automático;
  • Suporte e treinamento: contar com um time de suporte ágil e materiais de capacitação pode fazer toda a diferença na implementação;
  • Custo-benefício: avalie os planos disponíveis, o período de teste gratuito e o que está incluso em cada pacote.

Ao considerar esses pontos, fica mais fácil escolher uma agenda online que vá além da organização de horários e contribua de fato para a eficiência e o crescimento da clínica.

A plataforma Simples Dental, por exemplo, permite testar todas as funcionalidades por 7 dias. Após esse período, o profissional pode escolher o plano mais adequado, com acesso a outros módulos estratégicos, como financeiro e vendas.

Afinal, como implantar uma agenda online?

Antes de começar, é fundamental mapear a rotina do consultório. Isso inclui:

  • Tempo médio de atendimento por dia;
  • Quantidade de pacientes atendidos;
  • Frequência média de consultas;
  • Duração de cada tipo de procedimento.

Essas informações são fundamentais para configurar corretamente a agenda e otimizar o fluxo de atendimentos

Afinal, ninguém quer correr o risco de um horário se sobrepor ao outro — o que pode gerar atrasos, insatisfação e desorganização na rotina clínica. 

Esse tipo de problema é facilmente evitado com o mapeamento prévio da rotina do consultório aliado ao uso estratégico de uma agenda online.

Depois dessa etapa, é essencial engajar toda a equipe na implementação, garantindo que todos compreendam e utilizem a nova ferramenta no dia a dia.

Nesse cenário, o ideal é migrar os agendamentos aos poucos, uma semana por vez, até que todo o histórico esteja no sistema.

Segundo Eduardo Bergmann, coordenador de sucesso do cliente da Simples Dental, a clínica contrata o sistema para melhorar os resultados e ter sucesso, então é preciso que todos os profissionais comprem a ideia e utilizem a ferramenta.

A partir disso, o primeiro passo para começar a utilizar a agenda de fato, é o cadastramento de consultas, migrando os agendamentos presentes no papel para o online.

Nesta fase, o ideal é cadastrar as consultas e pacientes uma semana por vez, a partir do dia da implementação da ferramenta, até que todas as consultas da agenda de papel estejam no sistema e apenas ele seja usado.

3 boas práticas no uso da agenda eletrônica

Para que as funcionalidades da agenda online sejam bem administradas, é essencial que todas as pessoas com acesso a ela sigam algumas boas práticas de uso. Confira a seguir:

1. Equilíbrio entre atendimentos

A gestão da agenda deve buscar o equilíbrio entre os atendimentos mais demorados e os mais rápidos.

Por isso, misture consultas rápidas (como manutenções) com atendimentos mais longos (como primeiras consultas) para garantir fluidez na rotina e espaço para encaixes ou emergências.

Intervalos de segurança

Deixe brechas estratégicas entre os horários para lidar com imprevistos, evitar atrasos e garantir tempo de preparo para o próximo atendimento.

Sistemas de confirmação

Ao utilizar a agenda online integrada a um software odontológico, é possível fazer as confirmações de consulta automaticamente por meio de SMS e mensagens pelo WhatsApp.

Com essa funcionalidade, os pacientes agendados recebem esse contato e, ao responderem, o atendimento entra no fluxo da agenda do sistema.

Assim, basta que a secretária, por exemplo, acompanhe esse fluxo de confirmações, cancelamentos e respostas pendentes para diminuir o índice de faltas e aumentar a chance de conversão de orçamentos e oportunidades.

Experimente a agenda online do Simples Dental 

A agenda online da Simples Dental é uma das funcionalidades que integram o software odontológico da marca e tem como principal função a gestão de consultas.

Na ferramenta é possível:

  • Cadastrar pacientes;
  • Marcar consultas e compromissos;
  • Acompanhar mudanças de horário e cancelamentos;
  • Editar e reagendar atendimentos;
  • Ter controle das cadeiras, sem duplicar ou deixar horários vazios;
  • Enviar confirmações de consulta;
  • Visualizar os agendamentos por dia, semana ou por cadeiras;
  • Programar alertas de retorno.

Com um layout simples e intuitivo, todas essas informações ficam organizadas no sistema por cor, facilitando a identificação de cada dado e em quais estágios os pacientes estão, sem a necessidade da secretária entrar em contato com cada um.

Os clientes da Simples Dental também contam com o aplicativo do software, disponível para iOS e Android, que traz o acesso à agenda e algumas funcionalidades relacionadas a ela, como a lista de toda a equipe, os prontuários de pacientes e a possibilidade de capturar e armazenar imagens.

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