A agenda online é uma grande aliada na gestão do tempo e na organização da rotina de profissionais de odontologia. Mais do que isso, ela é o primeiro passo para digitalizar a clínica e modernizar a experiência de atendimento.
Entre os principais motivos para aposentar de vez a agenda de papel e adotar uma versão digital, estão:
- Redução de custos com papel e materiais de escritório;
- Melhoria na qualidade do atendimento;
- Acesso rápido e remoto aos agendamentos, cancelamentos e remarcações.
Se você ainda tem dúvidas sobre essa mudança, continue a leitura e descubra por que a agenda online é a melhor escolha para seu consultório.
5 benefícios de uma agenda online para dentistas
Migrar da agenda de papel para uma digital pode gerar insegurança no início, mas a adaptação é rápida e os benefícios compensam e muito!
Além de facilitar o dia a dia, a agenda online impacta diretamente na produtividade da clínica e na experiência do paciente. Veja algumas das principais vantagens:
1 → Acessibilidade e economia de tempo
Com um dispositivo conectado à internet, o dentista pode acessar a agenda, marcar atendimentos, acompanhar faltas e reagendamentos, além de programar alertas de retorno, de qualquer lugar.
De acordo com um levantamento do Simples Dental, a agenda digital pode reduzir em até 30% o tempo gasto nas tarefas diárias da clínica, além de facilitar a vida dos pacientes.
2 → Redução de custos
Adotar a agenda online representa economia com papel, agendas impressas e outros materiais de escritório — que, convenhamos, não são baratos.
Isso abre espaço para investir em estratégias que realmente impulsionam o crescimento da clínica.
3 → Envolvimento da equipe
Em clínicas com múltiplos profissionais, cada dentista pode ter sua agenda individual conectada em um sistema único, acessível por todos.
Com isso, a secretária pode acompanhar os agendamentos, enquanto os dentistas podem gerir suas rotinas com mais autonomia.
4 → Mais segurança
Ao utilizar a agenda de papel, todos os contatos e consultas de pacientes estão, inevitavelmente, sujeitas a danos de mau uso e até perda de informações.
Por exemplo, um rasgo ou exposição à água, ou então em casos de esquecer o objeto em algum lugar, podem ser situações que comprometem a rotina da clínica.
Por outro lado, ter uma agenda online mantém todos os dados seguros na nuvem, mesmo que o dispositivo utilizado para acessá-la seja perdido ou roubado.
Isso também colabora para que a clínica fique em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que garante a proteção e privacidade de informações de pessoas físicas.
5 → Mais segurança
Além de otimizar a rotina da equipe, a agenda digital também melhora significativamente a experiência do paciente.
O agendamento online elimina a necessidade de ligações, reduz o tempo de espera e permite que o próprio paciente visualize horários disponíveis e escolha o mais conveniente.
A sensação de organização e tecnologia também transmite mais confiança e profissionalismo, o que contribui para a fidelização.
Assim, com tantos benefícios, fica evidente que a agenda online é uma ferramenta indispensável para clínicas que desejam se modernizar, melhorar sua organização interna e proporcionar uma experiência mais fluida e profissional aos pacientes. Sua clínica é uma delas?
Como assinar uma agenda online?
Existem diversas opções de agendas online no mercado, mas, para dentistas, o ideal é contar com um software odontológico completo.
Isso porque, além da função de agendamento, uma boa plataforma deve integrar outras funcionalidades específicas para clínicas, como: prontuário eletrônico, controle financeiro, gestão de estoque, ferramentas de marketing e suporte ao atendimento ao paciente.
Também é importante verificar:
- Facilidade de uso e navegação: a interface deve ser intuitiva, para que toda a equipe consiga utilizá-la com facilidade;
- Acesso em diferentes dispositivos: o sistema precisa estar disponível em versão web e mobile;
- Segurança dos dados: verifique se o software segue as diretrizes da LGPD e utiliza armazenamento em nuvem com backup automático;
- Suporte e treinamento: contar com um time de suporte ágil e materiais de capacitação pode fazer toda a diferença na implementação;
- Custo-benefício: avalie os planos disponíveis, o período de teste gratuito e o que está incluso em cada pacote.
Ao considerar esses pontos, fica mais fácil escolher uma agenda online que vá além da organização de horários e contribua de fato para a eficiência e o crescimento da clínica.
A plataforma Simples Dental, por exemplo, permite testar todas as funcionalidades por 7 dias. Após esse período, o profissional pode escolher o plano mais adequado, com acesso a outros módulos estratégicos, como financeiro e vendas.
Afinal, como implantar uma agenda online?
Antes de começar, é fundamental mapear a rotina do consultório. Isso inclui:
- Tempo médio de atendimento por dia;
- Quantidade de pacientes atendidos;
- Frequência média de consultas;
- Duração de cada tipo de procedimento.
Essas informações são fundamentais para configurar corretamente a agenda e otimizar o fluxo de atendimentos.
Afinal, ninguém quer correr o risco de um horário se sobrepor ao outro — o que pode gerar atrasos, insatisfação e desorganização na rotina clínica.
Esse tipo de problema é facilmente evitado com o mapeamento prévio da rotina do consultório aliado ao uso estratégico de uma agenda online.
Depois dessa etapa, é essencial engajar toda a equipe na implementação, garantindo que todos compreendam e utilizem a nova ferramenta no dia a dia.
Nesse cenário, o ideal é migrar os agendamentos aos poucos, uma semana por vez, até que todo o histórico esteja no sistema.
Segundo Eduardo Bergmann, coordenador de sucesso do cliente da Simples Dental, a clínica contrata o sistema para melhorar os resultados e ter sucesso, então é preciso que todos os profissionais comprem a ideia e utilizem a ferramenta.
A partir disso, o primeiro passo para começar a utilizar a agenda de fato, é o cadastramento de consultas, migrando os agendamentos presentes no papel para o online.
Nesta fase, o ideal é cadastrar as consultas e pacientes uma semana por vez, a partir do dia da implementação da ferramenta, até que todas as consultas da agenda de papel estejam no sistema e apenas ele seja usado.
3 boas práticas no uso da agenda eletrônica
Para que as funcionalidades da agenda online sejam bem administradas, é essencial que todas as pessoas com acesso a ela sigam algumas boas práticas de uso. Confira a seguir:
1. Equilíbrio entre atendimentos
A gestão da agenda deve buscar o equilíbrio entre os atendimentos mais demorados e os mais rápidos.
Por isso, misture consultas rápidas (como manutenções) com atendimentos mais longos (como primeiras consultas) para garantir fluidez na rotina e espaço para encaixes ou emergências.
Intervalos de segurança
Deixe brechas estratégicas entre os horários para lidar com imprevistos, evitar atrasos e garantir tempo de preparo para o próximo atendimento.
Sistemas de confirmação
Ao utilizar a agenda online integrada a um software odontológico, é possível fazer as confirmações de consulta automaticamente por meio de SMS e mensagens pelo WhatsApp.
Com essa funcionalidade, os pacientes agendados recebem esse contato e, ao responderem, o atendimento entra no fluxo da agenda do sistema.
Assim, basta que a secretária, por exemplo, acompanhe esse fluxo de confirmações, cancelamentos e respostas pendentes para diminuir o índice de faltas e aumentar a chance de conversão de orçamentos e oportunidades.
Experimente a agenda online do Simples Dental
A agenda online da Simples Dental é uma das funcionalidades que integram o software odontológico da marca e tem como principal função a gestão de consultas.
Na ferramenta é possível:
- Cadastrar pacientes;
- Marcar consultas e compromissos;
- Acompanhar mudanças de horário e cancelamentos;
- Editar e reagendar atendimentos;
- Ter controle das cadeiras, sem duplicar ou deixar horários vazios;
- Enviar confirmações de consulta;
- Visualizar os agendamentos por dia, semana ou por cadeiras;
- Programar alertas de retorno.
Com um layout simples e intuitivo, todas essas informações ficam organizadas no sistema por cor, facilitando a identificação de cada dado e em quais estágios os pacientes estão, sem a necessidade da secretária entrar em contato com cada um.
Os clientes da Simples Dental também contam com o aplicativo do software, disponível para iOS e Android, que traz o acesso à agenda e algumas funcionalidades relacionadas a ela, como a lista de toda a equipe, os prontuários de pacientes e a possibilidade de capturar e armazenar imagens.
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