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Como fazer um planejamento e colocar em prática

Como fazer um planejamento e colocar em prática
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Planejamento é definido como o ato ou processo de estabelecer ou manter metas, políticas e procedimentos para uma unidade de trabalho. Infelizmente, as pessoas não falam nem pensam muito acerca do assunto. Todavia, a falta de planejamento frequentemente leva um projeto ao fracasso. Hoje vamos conhecer esse roteiro de uma forma prática e simples esperando que você use da melhor maneira possível e possa alcançar as metas.

Depois de definir os objetivos e as metas, determine quais etapas táticas necessita atingir. Abaixo encontramos na coluna “o que? ”, onde descreveremos a atividade que deverá ser realizada. Na coluna “quando? ”, a data que será finalizada a tarefa. Na coluna “como? ”, liste como será feita a atividade e quais recursos serão necessários para implementá-la. Na coluna “quem?”, aponte a pessoa escolhida para assumir a responsabilidade da coordenação desta atividade.

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Mantenha uma lista de verificação individual para cada funcionário.

Fixe, em lugar visível com o nome e suas responsabilidades designadas (pressão dos parceiros é um grande motivador).

Planilha de verificação individual

Exemplo:

  • Projeto: Certificação          líder do projeto: Nome
  • Definição de informação coletada: organização de protocolos

Razão/atividade                                              Datas

biosegurança

Desenvolva uma declaração de SE/Então para as situações com maior probabilidade de acontecerem ou que possam causar mais danos se acontecerem.Consiste em várias declarações SE / ENTÃO que listam as alterações a serem feitas em seu plano se determinadas situações acontecem.

Exemplo:

  • SE nossa carga de trabalho regular começar a atrapalhar o caminho de nosso processo de organização, ENTÃO contrataremos um funcionário temporário.
  • SE não concordarmos como o nosso processo de organização que deve ser feito, ENTÃO faremos uma reunião de equipe para resolver as nossas diferenças.
  • SE nosso orçamento for cortado, ENTÃO deveremos limitar a utilização de auxilio temporários.

Desenvolva uma declaração de SE/Então para as situações com maior probabilidade de acontecerem ou que possam causar mais danos se acontecerem.

Plano de Contingência

plano de contigencia

Implementando o plano

  • Como? A implementação do plano tem três fases: o início, a tormenta e a manutenção. Você deve estar atento a como essas três fases afetam o sucesso de seu plano.

O Início

Siga os passos a baixo para iniciar a implementação de seu plano:

  1. Comunique o plano. Assegure-se de que cada um dos envolvido entendeu claramente, de modo global, os propósitos e os papéis que deverão representar na implementação.
  2. Acompanhe as atividades iniciais bem de perto.
  3. Consiga feedback de todos os envolvidos. Existe qualquer atividade que necessite ser alterada?
  4. Comunique suas avaliações iniciais a todos os envolvidos.

A Tormenta

  1. Tente determinar quais são as raízes dos problemas, conversando com as diversas pessoas envolvidas.
  2. Faça diversos ajustes pequeno, mas necessário. Procure formas de esclarecer o plano.
  3. Não hesite em aplicar seus planos de contingência, se forem necessários.
  4. Comunique, comunique. Os planos frequentemente falham devido à falta de comunicação ou a mensagens conflitantes.

A Manutenção

  • Mantenha um espaço para comemorações ou eventos especiais relacionados ao seu plano. Se você dá um grande impulso inicial para seu plano e depois não tem etapas a comemorar, as pessoas sentirão que a importância do projeto está diminuindo.
  • Sendo você um modelo a ser seguido, assegure de que sua motivação não diminua também!
  • Desenvolva formas criativas de manter o plano na mente de todos. Por exemplo: utilize memorandos periódicos com informações do status e gráficos, mande mensagens, telefônicas ou por meio de computador, com lembrete, atualizações etc.

Acompanhamento

  • O que? O acompanhamento de um plano deve ser automático e tão frequente quanto necessário, para garantir que o plano se mantenha no curso normal
  • Como? Verifique seu plano sempre que necessário.
  1. Complexidade do plano – quanto mais complexo, mais frequente deve ser o acompanhamento.
  2. Veja a experiência passada de planos similares, seus ou de qualquer um dos envolvidos.
  1. O que os outros pensam sobre a forma de acompanhamento do plano
  2. A probabilidade de que planos de contingência sejam utilizados.
  • Tenha em mente que quanto mais específico e mensurável for seu plano, mais fácil será determinar seu progresso. Também lembre-se de que o propósito ou meta geral deverá permanecer como foco de suas atividades.

Acompanhamento:
Exemplo:

  1.  O administrador verifica a meta geral de seu plano periodicamente, para se garantir de que ela e sua equipe permaneçam na trilha certa
  2.  O administrador verifica os processos de seu plano frequentemente, porque ele envolve muitas pequenas ações de diversas pessoas
  3. O administrador verifica o cronograma quando as etapas principais vão sendo ultrapassada e quando todos os processos estão documentados
  4. Depois que o administrador e sua equipe tiverem alcançado o objetivo, o plano e sua implantação serão ajustados, para que se mantenha uma melhoria contínua.

Embora pareça um pouco longo e complexo, o processo de planejamento pode se tornar muito natural para você, depois de utilizá-lo algumas vezes.

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