Manter a documentação ortodôntica organizada é um processo fundamental para facilitar a rotina no consultório ou clínica odontológica.
Afinal, é por meio dos exames, análises e laudos específicos de cada paciente que você consegue acompanhar o tratamento do início ao fim de uma forma mais visual e precisa.
Para saber quais documentos devem fazer parte dessa avaliação e dicas de organização para o seu dia a dia, preparamos um guia completo a seguir.
O que é documentação ortodôntica?
A documentação ortodôntica é um conjunto de exames e laudos, geralmente feitos em clínicas de imagiologia e radiologia odontológica.
Ela também pode ser chamada de pasta ortodôntica ou odontológica e permite que você tenha uma visão integral do antes, durante e depois de tratamentos ligados à má oclusão, diastemas e apinhamentos.
O objetivo é garantir que você possa se orientar de acordo com as necessidades e especificidades de cada paciente.
Dessa forma, você garante segurança e um planejamento mais preciso, além de ser uma forma de deixar registrado todo o seu prontuário odontológico.
Por que a documentação ortodôntica é essencial?
Além do planejamento, a documentação também é necessária para outras funções dentro da ortodontia:
Importância legal
Esse conjunto de exames e laudos é o registro legal que você tem para evitar problemas relacionados a reclamações por parte dos pacientes.
É uma forma de atestar as condições iniciais e entender o progresso do que foi realizado desde o início do tratamento, servindo como uma defesa sólida para as decisões tomadas.
Análise científica
A documentação ortodôntica também pode ser utilizada para comprovar estudos científicos, em especial, exames comparativos que precisam demonstrar a eficácia de um tratamento ou abordagem sob análise.
Valor didático
Por fim, outro papel importante desses exames é o educativo, uma vez que podem ser utilizados como ferramenta de ensino e de treinamento para estudantes de ortodontia.
A documentação também serve como case de sucesso em congressos, palestras e eventos.
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Quais exames compõem uma documentação odontológica?
Apesar de os tipos de exames variarem de acordo com a especificidade clínica de cada paciente, existem alguns materiais básicos que costumam integrar uma documentação odontológica:
Fotografias intra e extraorais
Essas fotografias realizam o mapeamento da situação bucal do paciente com precisão.
As extraorais, como o nome sugere, acontecem fora da boca, com foco na captação de fotos de perfil, frente e sorriso.
Já as intraorais são focadas na captação da parte interna da boca, trazendo detalhes da superfície de dentes, gengiva, palato e mandíbula.
Impressões dentárias
Elas podem ser feitas em resina ou gesso e servem para replicar a arcada dentária de um paciente, indicando detalhes como o tamanho dos dentes, o posicionamento deles, a inclinação e os espaçamentos.
Isso permite ter uma visão completa da dentição do seu paciente, entendendo se há uma mordida cruzada, por exemplo, para facilitar a indicação do uso de aparelhos ortodônticos.
Exames radiográficos intraorais
Aqui são incluídas a radiografia periapical, que registra imagens de dentes incisivos e o comprometimento das raízes, e a radiografia interproximal, que utiliza um raio-x para visualizar as coroas dos dentes posteriores.
Exames radiográficos extraorais
Por outro lado, os extraorais contam com a radiografia panorâmica, que é a captação de forma ampla da arcada dentária em uma imagem única e detalhada, e a radiografia cefalométrica, que é um exame de raio-x que considera a posição dos dentes e ossos do crânio.
➡️Confira também: a importância da radiografia panorâmica em planejamentos de casos
A telerradiografia lateral é outro tipo de exame extraoral, e nele é captada uma imagem em tamanho real do perfil ósseo e dos tecidos moles da face do paciente para um diagnóstico mais preciso.
Radiografia carpal
Esse é um exame de imagem mais voltado para crianças e adolescentes, pois utiliza raio-x para avaliar a maturidade óssea, comparando uma análise dos ossos da mão e do punho com os da arcada dentária.
Outros exames
Em casos mais complexos, a documentação ortodôntica pode contar ainda com:
- Eletromiografia e exames de articulação para entender a atividade dos músculos da mastigação.
- Tomografia computadorizada de feixe cônico (CBCT) que oferece imagens 3D em alta resolução para diagnósticos ortodônticos.
- Exames de ressonância magnética para avaliação precisa de estruturas internas.
Quais são os tipos de documentação odontológica?
Existem dois tipos principais de documentação odontológica, que dependem da quantidade de laudos e exames necessários para cada paciente:
1. Documentação simplificada
Inclui os exames básicos e resumos de análises, e é indicada para todos os pacientes ortodônticos. A lista conta com:
- Radiografias, telerradiografias e exames periapicais de incisivos;
- Análises de erupção de 3º molares (dente do siso) e de adenoides/vias aéreas;
- 1 análise cefalométrica computadorizada (é necessário especificar como será feita);
- 3 fotos extrabucais;
- 3 fotos intrabucais;
- Modelos de estudo;
- Pasta com formulários para ortodontia e ortopedia.
2. Documentação especial
É indicada para pacientes com casos mais complexos. Além de todos os documentos requisitados na versão simplificada, a especial também exige exames extras, como:
- Exames interproximais de molares;
- Mais 3 análises cefalométricas computadorizadas;
- Mais 2 fotos intrabucais;
- Análise de modelo (é necessário especificar como será feita);
- Análise facial computadorizada (frontal e perfil).
Quais são os aspectos legais e éticos de uma documentação ortodôntica?
De acordo com o Código de Defesa do Consumidor (Lei 8078/1990), a relação entre o profissional e o paciente deve ser considerada uma relação de consumo.
Por isso, a documentação ortodôntica precisa ser mantida por, pelo menos, cinco anos, para depois ser entregue ao paciente ou descartada de maneira segura.
Apesar dessa recomendação, o ideal é manter a documentação guardada por mais tempo, para o caso de um paciente decidir entrar com uma ação por danos causados após um procedimento.
Além disso, a Lei 13.787/2018, no artigo 6º, prevê que um prontuário odontológico deve ser armazenado por 20 anos.
Caso esse material seja divulgado em aulas, congressos científicos ou publicações de qualquer espécie, é necessária a autorização por escrito do paciente ou responsável, quando menor de 18 anos, preservando o direito da imagem.
Como armazenar a documentação ortodôntica?
Segundo o Artigo 17 do Código de Ética Odontológica, é obrigatória a elaboração e a manutenção do prontuário do paciente de forma legível e atualizada, e a sua conservação deve ser feita em arquivo próprio, seja em formato físico ou digital.
Porém, é recomendável seguir com o formato digital, pois dessa forma, você evita danos materiais, erros manuais ou desgaste do tempo nos exames. Além disso, fica mais fácil procurar por um determinado documento sempre que precisar.
E atenção: não se esqueça de adequar seu prontuário digital com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para garantir tanto a sua segurança quanto a dos seus pacientes.
3 dicas para organizar e gerenciar sua documentação odontológica
Para manter a organização da sua documentação odontológica em dia, vale a pena seguir alguns cuidados:
1. Crie um sistema de organização
Você pode separar as pastas por ordem alfabética dos nomes ou então por ordem cronológica desde a última consulta. Isso ajuda a identificar dados com mais agilidade na rotina. No formato digital, isso pode ser feito de forma automática, para economizar seu tempo.
2. Inclua dados detalhados
Se possível, considere adicionar dados como uma foto do paciente, endereço, exames médicos, entre outras informações que podem ser necessárias para consulta e que ficariam centralizadas em um só lugar.
3. Separe os tratamentos concluídos
Outra forma de organizar sua documentação odontológica de forma funcional é separar os pacientes que já concluíram o tratamento daqueles que ainda estão o realizando.
Você pode fazer isso com uma frequência predefinida ou, no caso do prontuário digital, automatizá-lo para fazer essa separação após a conclusão de um prazo determinado.
Torne a organização da sua documentação ortodôntica mais segura e ágil
Para te ajudar com a organização dos documentos, você pode contar com plataformas de gestão digital, como o Simples Dental, software odontológico parceiro da Dental Cremer | Henry Schein.
Assim, você ganha tempo para exercer outras atividades no dia a dia e deixa os processos mais simplificados e bem-estruturados.
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