Gestão Financeira: sua clínica está preparada?

Você já ouviu as expressões dentistas 30k ou consultórios 100k? Se a resposta é não, basicamente, tratam-se de treinamentos que apresentam e capacitam os profissionais de odontologia com técnicas de funil de vendas.

É algo realmente bem interessante de pesquisar, porque todos nós temos muito a aprender sobre técnicas de relacionamento e persuasão. Conheço muitos colegas que mudaram a vida no consultório por causa dessas estratégias. É aquela velha história: nas mãos certas, a informação vale ouro.

Pessoalmente, esse tipo de coisa me deixa muito feliz, mas também me preocupa um pouco.

Isso porque há um segredo que faz toda diferença para as clínicas, principalmente as menores: o conhecimento – nem que seja apenas o básico – em gestão financeira.

Não existe treinamento que ajudará você a alcançar o sucesso se você não tiver o mínimo de transparência financeira. Mas, calma, esse desafio é bem menos complexo do que você imagina.

Gestão financeira: o fantasma das clínicas pequenas

Em 2020, descobrimos que 50% dos consultórios não fazem uma gestão financeira adequada. E isso é assustador.

A falta de processos e a imaturidade penalizam ainda mais quem não percebe pequenos gargalos durante a rotina. Isso é algo muito comum para quem está começando ou acredita que pode dar conta de tudo sozinho.

55% dos participantes da Pesquisa de Gestão Odontológica do Simples Dental que faturam até R$ 10 mil apontaram que gerenciar o financeiro é o principal desafio no seu consultório.

Para você ter uma ideia, a dificuldade nesse quesito cai para 34% nas clínicas com faturamento entre R$ 50 mil e R$ 100 mil.

A maioria das clínicas com dificuldades financeiras não consegue responder informações muito básicas e, normalmente, negligenciam até coisas mais básicas, como separar as finanças pessoais e as contas do consultório.

Neste artigo eu separei um caminho até as respostas que todos os dentistas precisam saber:

• Quanto a clínica ganha e quanto ela gasta por mês?
• Quem são, quanto devem e qual a estratégia para receber dos inadimplentes?
• Seus tratamentos são acessíveis ao seu público-alvo?

Mais de 6 mil clínicas que usam o Simples Dental respondem essas perguntas em poucos cliques. Se quiser descobrir por que isso é importante, vem comigo!

Quanto a clínica ganha e quanto ela gasta por mês?

Quando as primeiras fases da pandemia começaram aqui no Brasil, mobilizamos o nosso time inteiro para ajudar os dentistas clientes do Simples Dental.

Não foi surpresa: as maiores dificuldades dos dentistas vinham de uma estrutura financeira mal resolvida, com muitas incertezas e achismos.

Cada caso é um caso, mas esses levantamentos mostraram o seguinte cenário quando o assunto são gastos:

• Folha e comissão: 45%
• Impostos: 12%
• Aluguel: 10%

Como eu disse, esses custos podem ser diferentes no seu negócio, porque eles dependem de vários fatores, mas essa é a média dos custos que mais pesam nos consultórios no Brasil.

Preste atenção nos indicadores

Identificar as despesas, principalmente as fixas, serão determinantes para você construir um controle financeiro básico, mas que vai ajudar muito na hora de decidir qual tratamento oferecer. Por exemplo, o quanto cobrar ou os controles que vão ajudar a equilibrar a produtividade do seu dia a dia.

Falando em equilíbrio, você precisa acompanhar outro indicador super importante: o ticket médio. Basicamente, ele é a média de gastos que os pacientes têm com você.

O ideal é fazer esse número aumentar, ou seja, incentivar o paciente a investir em mais tratamentos na sua clínica. Você poderia fazer isso explicando os benefícios de um clareamento depois dele finalizar um outro tratamento, por exemplo.

Outros indicadores importantes para sua atividade são o valor de sua hora clínica, produtividade e margem de lucro.

Visualização do ticket médio no Menu Inteligência do Simples Dental

Controlar suas receitas e despesas vai tornar a sua vida no consultório muito menos complexa. Se você não tem um sistema que ajude você com esse cálculo, pense em quanto da sua receita tem ido embora porque você não enxerga os gargalos.

Muitas dentistas chegam no Simples Dental acreditando que o cenário é bem mais difícil do que de fato é. A maioria se surpreende positivamente ao perceber que basta ligar alguns pontos para agir em cima do que está roubando os lucros do seu trabalho.

A informação sempre estará a favor de você!

E os inadimplentes?

Você sabia que existem casos em que a cobrança de inadimplentes recuperou até R$ 30 mil em um ano? Pois é, eu sei que esse é um problema bem sério, e no Brasil ele é quase cultural.

No caso do dentista, acompanhar a inadimplência é uma das práticas que mais vai gerar receita sem você precisar investir nada além de tempo da sua secretária.

Se você usa o Simples Dental, essa lista é gerada em poucos cliques e você só precisará entrar em contato com a proposta certa, facilitando o pagamento (parcelando no cartão ou boleto) e explicando que a subsistência do seu negócio também depende dessas quantias em aberto.

Ah, no Simples Dental você também consegue fazer campanhas automáticas de cobrança. Só para avisar, caso você não saiba.

Seus tratamentos estão acessíveis ao público?

Um dos maiores medos que eu tinha antes de começar a vender por boleto na minha clínica era não receber. Então, liberei para todo mundo e depois fiz uma triagem dos inadimplentes para saber quem estava com o nome sujo no SPC e Serasa e quem não estava.

Isso serviu para eu descobrir que não tinha diferença: a inadimplência não estava atrelada ao nome sujo. Quem quer pagar paga, quem não quer não paga.

>>> Artigo: Seu maior concorrente não é outro dentista

Hoje, minha clínica vende inclusive para pessoas com nome sujo.

Cobre uma entrada um pouco maior, parcele em menos as vezes, assine contrato e use campanhas de cobrança de inadimplência, mas não deixe de vender tratamentos por boleto.

Sugestões para usar os boletos

Faça uma lista de pacientes que não aprovaram orçamentos. Você vai pedir para a sua secretária entrar em contato com essas pessoas explicando que o consultório está com uma promoção especial até o final do mês e ele pode realizar o tratamento que orçou parcelando em 12 vezes no boleto. Cobre uma entrada que seja bacana e não esqueça de um contrato. Se você oferecer da forma certa, tenho certeza de que uma parte considerável fechará o tratamento com você.

Entre em contato com inadimplentes e ofereça um acordo. Ofereça uma condição de desconto de juros, ou no próprio débito, e apresente o pagamento em boleto para o acerto. Eu tenho certeza de que essa estratégia vai recuperar uma boa parte dos débitos que estão em abertos com você. Como expliquei no tópico anterior, sensibilizar a pessoa do outro lado é importante para ela entender que você realmente quer o melhor para vocês dois.

Mostre que, além de tratamentos impecáveis, você também oferece meios para ele acessar seu consultório. Essa é uma excelente oportunidade porta para fidelizar essas pessoas!

O que não deve ser uma preocupação

Quando o assunto é gestão financeira, diversos pontos precisam ser otimizados na maioria das clínicas. Esse bicho de 7 cabeças parece realmente ser um tabu para dentistas, mas com ajuda de tecnologia e especialistas tudo fica mais fácil.

Você tem que se preocupar com o básico, como quanto cobrar pelos tratamentos, mas isso não significa que você precisa saber de cabeça quando cada dentista da sua clínica gera de faturamento.

Um software faz isso por você!

Calcular a comissão de funcionários é importante, necessário e complexo. Um software também faz isso para você. Assim como centralizar e calcular o que foi faturado pela maquininha de cartão.

Eu sei que parece chover no molhado, mas, o que realmente mudará o seu status profissional não se restringe somente à estratégias para aumentar o tráfego e os agendamentos no seu consultório.

O controle financeiro é um dos pilares mais importantes para você se manter sustentável.

Aceite ajuda da tecnologia para criar um ambiente que favoreça o crescimento e confirme o que eu estou dizendo: a informação e a visibilidade são parte da fórmula mágica que fará você chegar aos 100k, 200k ou seja lá qual for o peso do sucesso que você está buscando.

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