A rotina de um ortodontista é marcada por desafios únicos. Diferentemente de outras especialidades odontológicas, a ortodontia exige, muitas vezes, um compromisso a longo prazo, com tratamentos que se estendem por meses ou até anos.
Essa característica faz surgir grandes desafios na organização e gestão de clínicas e consultórios. Pensando nesta realidade, neste conteúdo, vamos falar sobre alguns desses obstáculos e mostrar como a tecnologia pode se tornar uma importante aliada na hora de tornar diferentes tarefas mais práticas e eficientes.
Desafios da rotina de um ortodontista
Entre os principais desafios comuns para quem trabalha na área de ortodontia, podemos listar:
Organização de documentação
Os tratamentos ortodônticos são longos e cheios de detalhes. Com o tempo, os papéis vão se empilhando, incluindo fotos, radiografias, anotações, etc. O maior problema surge na demora para encontrar o que é necessário.
Quando o paciente retorna após algum tempo, é difícil localizar os registros antigos entre toda essa papelada. Isso pode atrasar o atendimento, deixar o paciente esperando e até comprometer as análises do dentista. Sem uma forma eficiente de organização, esses pontos tornam-se uma dor de cabeça.
Controle sobre pagamentos
Outra dificuldade comum está relacionada aos pagamentos, o que pode influenciar diretamente no fluxo de caixa da clínica ou consultório.
Com vários pacientes, frequências de manutenções distintas e formas de pagamento específicas, perder o controle do que já foi pago ou não representa riscos à saúde financeira da clínica.
Portanto, dentistas que também são administradores, ou as secretárias responsáveis pelo consultório, não podem deixar nada passar.
Visão sobre retornos
Manter o controle sobre os agendamentos dos pacientes pode ser um verdadeiro quebra-cabeça na ortodontia. A rotina agitada, o volume de pacientes e as constantes mudanças nas agendas dificultam a clareza sobre quem precisa de retorno e até quem interrompeu o tratamento sem aviso.
Essa incerteza pode resultar em lacunas no atendimento, como pacientes que deveriam retornar em breve sendo esquecidos ou aqueles que cancelaram consultas sem a devida remarcação. Isso não só prejudica a eficiência do consultório, mas também impacta na experiência do paciente, que pode se sentir deixado de lado.
Como a tecnologia pode ajudar a organizar tarefas na ortodontia
Deu para perceber que os desafios são diversos, mas já existem formas de enfrentá-los.
Atualmente, o uso de tecnologia na odontologia tem contribuído não apenas para a eficiência operacional, mas também para melhorias significativas na experiência do paciente em diversas áreas, incluindo a ortodontia.
A seguir, estão listadas algumas funcionalidades e ferramentas já disponíveis no mercado e seus benefícios.
Alertas de cancelamentos e retornos
Garantir a presença dos pacientes, inclusive indo em busca daqueles que cancelaram consultas, é muito importante para que seu negócio não perca dinheiro.
Já pensou em ser notificado instantaneamente quando um paciente cancela uma consulta? Com o uso de soluções que envolvem automação e são vinculadas à agenda, isso já é realidade!
Também é possível receber lembretes automáticos sobre pacientes que precisam voltar para ajustes, manutenções ou avaliações. Assim, esses alertas:
- Simplificam o planejamento de dentistas, secretárias e outros profissionais envolvidos na organização da clínica ou consultório.
- Mantêm todos os pacientes na jornada do tratamento.
- Oferecem a oportunidade de preencher rapidamente um horário vago, minimizando períodos ociosos na agenda.
Centralização de informações
Imagine ter todas as anamneses, prontuários, históricos, radiografias e quaisquer outros documentos do paciente em um único lugar. Com a digitalização desses arquivos e armazenamento em nuvem, tudo pode ficar centralizado e a poucos cliques.
Isso possibilita dedicar mais tempo às consultas, em vez de perdê-lo procurando documentos; e contribui também para que ortodontistas tenham mais praticidade na hora de analisarem a evolução do paciente.
No vídeo abaixo, você confere três dicas sobre gestão de documentos:
Controle financeiro simplificado
Não apenas o controle sobre pagamentos, mas a gestão financeira da clínica ou consultório como um todo pode ser facilitada com o apoio da tecnologia, que oferece uma visão detalhada do fluxo de caixa.
Hoje, ferramentas com foco em gestão financeira podem englobar emissão de boletos, integração com maquininhas de cartão, valor médio de cada paciente, valores de comissionamento e diversos outros detalhes.
A automação também pode entrar nessa parte, com o envio de lembretes sobre vencimentos de boletos ou prazos de pagamentos, tanto para o dentista quanto para os pacientes.
Ter um software odontológico é a melhor opção para quem quer aproveitar todas essas funcionalidades e muitas outras.
Mais autoridade para falar com os pacientes
Já deve ter ficado claro que a adoção de tecnologias, principalmente um software odontológico, pode ajudar muito na gestão ortodôntica. Mais do que isso, também pode fazer com que os profissionais transmitam mais autoridade aos seus pacientes.
O bom uso desse tipo de ferramenta reforça a imagem de um profissional antenado. Além disso, o controle minucioso sobre as informações do paciente e a melhoria da experiência dele, gera mais segurança e confiança.
Em resumo, aproveitar a tecnologia pode impulsionar o reconhecimento profissional de bons ortodontistas.
Simples Dental: o software odontológico ideal para ortodontistas
Se interessou pelas funcionalidades mencionadas no texto? Todas elas, e muitas outras, fazem parte do Simples Dental, o maior software odontológico da América Latina.
O Dr. Fernando Trigueiro, que é ortodontista, utiliza o Simples Dental e compartilhou um pouco de sua experiência. Segundo o especialista, como a ortodontia envolve tratamentos longos, ele aprecia muito o fato de ter tudo centralizado em um só lugar.
“Antes era uma loucura, porque o paciente às vezes dizia que já tinha pago algo (por irem em tantos meses, podem confundir mesmo um mês com outro) e não tinha. Mesmo mostrando a fichinha de papel, era difícil convencê-los. Hoje em dia, o sistema dá um peso, uma autoridade”, afirmou.
Trigueiro também ressaltou que o Simples Dental ajuda a:
- Buscar a documentação do paciente sem precisar ir atrás de pastas e distribuir fotos e
- Raio-x na mesa.
- Verificar quantas manutenções o paciente já pagou.
- Acompanhar a evolução do paciente e gerar um arquivo para ele assinar o prontuário.
- Controlar retornos após a finalização do tratamento.
E só no Simples Dental você não enfrenta limitações quanto à quantidade de imagens e documentos integrados ao sistema. É comum encontrar softwares em que é necessário pagar para ter mais espaço, mas aqui acreditamos que não devemos limitar seu crescimento.
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