Um tema super relevante tem aparecido ainda mais nos últimos tempos: como fazer a secretária produzir mais receita?
A falta de respostas para essa pergunta normalmente leva o dentista a escolher o caminho mais fácil, ou seja, demitir a secretária e tentar fazer tudo sozinho. Eu entendo que essa até pode ser uma alternativa, mas, na minha opinião, a grande maioria de clínicas que tomam essa decisão, não aproveitam ao máximo o trabalho da sua secretária.
Por que eu acredito nisso?
Simples! Já ouvi casos de secretárias bem treinadas que multiplicavam seus salários entre 5 e 10 vezes no faturamento. Para isso acontecer, ela precisa ter um método, tem que compreender a rotina do consultório e, mais importante que qualquer outra coisa, ela precisa de orientação para fazer o que precisa ser feito.
E quando eu uso ‘precisa’ é porque, de fato, as clínicas que não fazem as ações que vou falar logo adiante, estão perdendo dinheiro, performance e correm um grande risco: serem atropeladas por clínicas que fazem esse trabalho.
O impacto da secretária
Em todo consultório que está no primeiro nível de maturidade em gestão, o nível da subsistência, o dentista mal consegue gerar receita para pagar as contas e sobreviver. Naturalmente, ele não tem condições de contratar alguém. Mas sabe o que é fundamental para ele subir para o nível 2? Acredite: contratar uma secretária!
Fazer esse investimento demonstra que o profissional terá alguém para confirmar consultas, atender o telefone, recepcionar os pacientes, ligar para as dentais e ajudar a esterilizar os materiais. Parece pouco, mas calcule rapidamente quanto tempo você gasta tendo que fazer tudo isso. Por isso, gerar receita para contratar a sua primeira secretária é imprescindível.
O fato de ter uma pessoa trabalhando com você muda o jogo. Você deixa de ser um prestador de serviço único e passa a ter uma pequena empresa, que ajuda pelo menos uma família. Pensar em seu consultório como um negócio e não como o lugar onde você presta serviço, muda o seu mindset e influencia sua vida de uma forma muito mais expressiva.
Se não acredita, recomendo um livro chamado Mindset. Ele explica perfeitamente a influência de mudar esse ponto de vista nos seus negócios. É importante você saber disso claramente: a secretária não é apenas uma ajuda na organização, mas um atendimento passivo que trará receita ativa para o consultório.
6 rotinas de uma secretária alta performance
A receita no atendimento passivo é alcançada com algumas práticas, como vou mostrar a partir de agora neste artigo. Quanto mais práticas dessas você colocar em ação, melhor será o retorno da secretária no seu negócio.
A rotina de secretária considerada alta performance tem uma ou mais destas atividades:
1. Entra em contato com todos os orçamentos não aprovados;
Em alguns casos, inclusive vi isso na minha clínica, essa prática pode render uma conversão de 15% a 20% de orçamentos. É tão importante que até escrevi um artigo no blog do Simples Dental detalhando esse processo: se quiser ler depois ele está aqui.
Se não quiser ler tudo bem, mas eu acho que fechar 15% de todos os orçamentos que você não aprova no mês garantiria uma receita adicional interessante, não é mesmo?
2. Agenda os leads gerados por suas redes sociais;
As mídias digitais estão entre as maneiras mais inteligentes de fazer marketing para atrair pacientes e ponto final. Isso fica claro na nossa pesquisa de mercado, que vamos lançar em breve, e nas centenas de clínicas que acompanho e que compartilham seus resultados comigo.
>>> Leia mais: 30 ideias de posts para as redes sociais do seu consultório <<<
3. Pede e entra em contato com indicações;
Pedir indicação para os pacientes é uma tarefa obrigatória de todos as clínicas e consultórios. Elas compõem o canal que mais rende pacientes para clínicas e consultórios no Brasil, como mostramos na nossa Pesquisa dos principais indicadores da gestão odontológica brasileira em 2020 .
Para a técnica ser efetiva, você tem que implantar o mesmo processo de vendas que usa nas redes sociais para essas indicações. Para criar coragem pense o seguinte: quantos pacientes sua secretária precisa conseguir para você parar de atender aquele convênio péssimo que paga mal? Ou, como seria poder realizar mais tratamentos que você gosta e que vão te dar mais lucro e satisfação pessoal?
Pois é, sua secretária está aí na recepção e ela pode ser um ótimo canal para você alcançar esses objetivos.
4. Cobra inadimplentes e negativa os não-pagantes
Cobrar inadimplentes é uma tarefa que algumas secretarias até fazem, mas sem método nenhum.
Você precisa ter uma régua de cobrança com mensagens e dias pré-definidos para envio. É dessa forma que as empresas de cobrança funcionam. Elas seguem rigorosamente esse escopo.
Então, crie uma meta de cobrança com sua secretária, além de metas de venda. Ofereça um percentual do que foi recuperado com atrasos ou um fixo se ela atingir um valor pré-determinado de cobranças.
5. Negocia com os pacientes;
Dentista não deveria falar de dinheiro. Sua missão é cuidar da saúde do paciente. Sua secretária, ou a pessoa que cuida dos negócios na sua clínica, é quem deve negociar. Uma coisa é certa: sua secretaria tem que aprender a fechar orçamentos e quem tem que ensinar é você!
6. Garante a eficiência em alertas de retorno e consultas canceladas;
Se eu fizer a seguinte pergunta:
“A sua secretária entra em contato com os pacientes que cancelam e com os alertas de retorno?”
Uma boa parte dos dentistas vão me dizer que não fazem. A outra parte vai dizer que faz, mas, se eu perguntar quantas pessoas estão sem agendamentos, ou quantos alertas de retornos precisam ser agendados, eles não conseguem responder.
Sabe por quê? Porque não estão fazendo isso direito! Quando a sua secretária tem conhecimento o suficiente para argumentar de forma inteligente e gerar percepção de valor clara do seu trabalho, você será uma máquina de agendamentos.
É comum as clínicas que implantam um processo de vendas ativo com apoio das secretárias dobrarem o resultado com marketing. Isso acontece quando o negócio segue uma metodologia de venda com cadência, script e metas, por exemplo.
A virada de chave
Eu costumo fazer uma comparação nesses casos: dá pra fazer tratamento endodôntico sem Raio X? Olha, até dá, mas a chance de ter algum erro grotesco ali na frente é gigante. Da mesma forma: dá pra controlar as atividades da secretária sem um software, ou pelo menos uma metodologia? Até dá, mas você assume um risco completamente desnecessário.
O Simples Dental está aí para ajudar nisso. Inclusive em momentos desafiadores como o que estamos vivendo. Meu objetivo aqui não é vender, mas eu sou obrigado a ligar tecnologia e produtividade quando vejo resultados como os que apareceram em nossa pesquisa em 2019 e 2020: clínicas que usam software têm um faturamento muito maior.
E não tem a ver com tamanho, mas com eficiência, aproveitamento de tempo e oportunidades. Um faturamento maior permitirá que você invista no que realmente necessita e, dessa forma, consiga escalar muito melhor o seu negócio. Se você estiver passando por alguma dificuldade, pense bastante e compartilhe os seus desafios. Não demita ninguém sem avaliar seu estado atual e o que pode ser feito.
Eu estou aqui, 100% à sua disposição, para tirar qualquer dúvida sobre o aproveitamento da sua secretária e qualquer outro tema relacionado à gestão do seu consultório.
Um grande abraço e até mais!
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