Quantas vezes você já conferiu o WhatsApp hoje? A facilidade de ter conversas particulares e em grupo por meio de texto, vídeo, imagem, áudio ou ligações fez com que o brasileiro não viva mais sem o aplicativo.
Com mais de 2 bilhões de usuários no mundo, estima-se que 120 milhões sejam brasileiros, não é exagero afirmar que o WhatsApp transformou a forma de se comunicar. No Brasil, 99% das pessoas que possuem smartphones têm o aplicativo instalado.
Para muitos brasileiros, inclusive, o WhatsApp é “a internet” e até o público da terceira idade abraçou a novidade, o que indica uma ótima oportunidade para o mercado: se a maioria das pessoas está no WhatsApp, as empresas também precisam estar lá.
De acordo com um levantamento feito em 2019, 97% das pessoas buscam informações online antes de comprar um produto ou serviço e, em 2020, quase 80% dos brasileiros usaram o WhatsApp para interagir com as marcas.
Neste cenário, o app tem sido um forte aliado para se relacionar, engajar e até mesmo fidelizar clientes.
Confira o artigo abaixo sobre como explorar todo o potencial da ferramenta na sua clínica odontológica.
1 → Como usar o WhatsApp para dentistas
A tecnologia mudou o relacionamento entre profissionais e pacientes, abrindo um leque de possibilidades para o fortalecimento da marca.
Em meio a essa transformação, clínicas, consultórios e dentistas estão aderindo ao uso do WhatsApp para facilitar, principalmente, o contato com pacientes.
Assim, para usar o aplicativo, é recomendável optar pela versão empresarial, o WhatsApp Business, que permite, além das funcionalidades usuais, inserir informações como:
- Horário de atendimento;
- Endereço;
- Links para site e redes sociais;
- Catálogo de produtos e serviços;
- Mensagens automáticas;
- Etiquetas para a organização de contatos e conversas.
Dessa forma, utilize o aplicativo para:
- Confirmar consultas, com integração do sistema de gestão da clínica;
- Enviar imagens, vídeos e conteúdos que agregam conhecimento ao paciente, como dicas de saúde bucal;
- Responder dúvidas;
- Divulgar procedimentos e tratamentos da clínica;
- Acompanhar pós-operatórios;
- Fazer follow up.
Lembre-se: ao usar uma conta comercial é preciso passar a imagem de profissionalismo, e o uso da plataforma deve estar sempre alinhado à sua estratégia de marketing odontológico.
2 → Vantagens de usar o Whatsapp integrado ao seu software odontológico
Entre os benefícios da ferramenta, a rapidez e praticidade são características dificilmente encontradas em outros meios de comunicação, e as mensagens instantâneas estão ganhando a preferência do público em comparação com outros meios e, principalmente, com as ligações.
Por este prisma, aliado a um sistema de gestão, o WhatsApp é uma ferramenta poderosa na rotina de clínicas e consultórios, pois além de economizar tempo, otimiza processos e garante maior conversão de orçamentos e presença de pacientes.
Por exemplo, o software da Simples Dental, plataforma oficial da Dental Cremer, oferece confirmação de consulta por meio do WhatsApp, além de integração com o WhatsApp Web no Plano Vendas.
No agendamento de consultas, o aplicativo otimiza até 30% do tempo da secretária com confirmações automáticas, organizando no sistema os agendamentos, cancelamentos e pacientes que ainda não retornaram o contato.
Outra vantagem está nas oportunidades de conversão. Os orçamentos não aprovados, consultas canceladas, faltas e retornos pendentes, são registrados e centralizados em uma lista que, com a integração com o WhatsApp Web, permite um follow up com apenas três cliques.
Entre as demais funcionalidades, a integração com o whatsapp também permite enviar mensagens automatizadas, focadas em campanhas específicas de marketing, como aniversários e datas comemorativas, pesquisas de satisfação, recuperação de inativos, mensagens de pós-operatório, confirmação de consultas, etc.
Em resumo, essa centralização de tarefas e informações ajuda a otimizar o tempo gasto nos processos rotineiros da clínica e aumentar a produtividade, permitindo à dentista ou ao dentista e sua equipe focarem em ações mais estratégicas.
>>>Leia mais: Dicas para aumentar as avaliações do consultório
3 → Boas práticas ao usar o WhatsApp no seu consultório
Sim, as mensagens instantâneas facilitam a comunicação desde o primeiro contato até a pós consulta dos pacientes, mas o profissional também deve conhecer os limites éticos para o uso da ferramenta ao oferecer e divulgar seus serviços.
Na área da saúde, principalmente, algumas boas práticas na utilização do aplicativo, que vão além da integração com o software, devem ser observadas para garantir uma boa experiência para ambos os lados.
Tenha um número exclusivo para a clínica
Ao usar um número pessoal, o dentista ou sua secretária pode receber mensagens fora do horário de atendimento e, se estiver com o status online, o paciente que não for respondido poderá insistir ou criar uma situação desconfortável.
Portanto, ter um número exclusivo para a clínica, e até mesmo um aparelho móvel que não seja o pessoal, garante mais profissionalismo ao atendimento e evita, por exemplo, mensagens por engano ou em horários inapropriados.
Além disso, é muito importante que o contato via WhatsApp seja feito apenas com pacientes que já integram a carteira de clientes da clínica, caso contrário a ação constitui infração ética sob pena de aliciamento de pacientes e concorrência desleal.
Não deixe seu paciente sem resposta
Como um canal de mensagens instantâneas, é fundamental que seus pacientes não fiquem sem respostas ou demorem para obter retorno.
Por isso, esteja atento às mensagens e, se for preciso, defina alguém da sua equipe como responsável por responder aos contatos.
Evite fazer diagnósticos ou conversar sobre tratamentos
Conversar ou comunicar diagnósticos, planos de tratamento e prescrições médicas, por exemplo, além da possibilidade de confundir o paciente ou gerar qualquer tipo de mal estar, pode ser considerado como ato ilícito.
Seja você a secretária ou o próprio dentista, responder sobre esses assuntos via aplicativo não é permitido, pois os procedimentos são exclusivos do ambiente de atendimento do profissional.
Cuidado com excessos
Enviar mensagens de aniversário, dicas de higiene bucal ou conteúdos informativos ajudam a fortalecer o relacionamento com o paciente, porém ninguém gosta de spam.
É interessante ter um planejamento para evitar o excesso no envio de mensagens, que podem se tornar um marketing negativo.
Além disso, lembre-se que as mensagens falam pela clínica, por isso sempre busque mostrar profissionalismo, seriedade, comprometimento e conhecimento ao entrar em contato com pacientes.
Nesse sentido, evite exagerar nos emojis, pontuações, figurinhas, etc.
Evite falar sobre valores
O custo de tratamentos e procedimentos deve ser tratado pessoalmente, em uma conversa humanizada, pois muitas vezes o valor pode ser elevado para o paciente.
Ao apresentar os motivos do custo e os benefícios do tratamento de forma presencial, ou mesmo por telefone, em um tom amigável e explicativo, as chances de ter o orçamento aprovado são mais altas.
Se atente às regras para propaganda odontológica
O Código de Ética Odontológico, aprovado pelo Conselho Federal de Odontologia por meio da resolução CFO-118/2012, é o principal documento que rege a profissão.
No que diz respeito às regras de anúncio, publicidade e propaganda, o Capítulo 16 regulariza o modo como deve ser feita toda a comunicação e divulgação no segmento, incluindo as ações feitas via WhatsApp.
As normas valem para todos que exercem a profissão, mesmo que de forma indireta, como disposto no artigo 46 do Código, sejam pessoas físicas ou jurídicas.
Cuidado com compartilhamento de informações
A plataforma permite o contato com outros profissionais do segmento, facilitando tirar dúvidas sobre casos específicos de seus pacientes. Porém, é preciso tomar muito cuidado com o compartilhamento de informações.
Tanto o Código de Ética Odontológica quanto a Lei Geral de Proteção de Dados estabelecem uma série de normas rígidas sobre o tratamento de dados dos pacientes. É obrigação dos profissionais de odontologia resguardar o sigilo e a privacidade do paciente.
Importante: com relação à segurança, é recomendável que a confirmação em duas etapas esteja sempre ativada. Isso impede o acesso não autorizado mesmo quando a senha é comprometida.
Para saber mais sobre como aproveitar o potencial do WhatsApp na sua clínica, faça um teste gratuito com o software da Simples Dental.
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