Estoque: saiba sua importância e como mantê-lo sem prejuízos

O fim de ano, normalmente, é um período agitado de muitas atividades. Por esse motivo é preciso estar com o estoque em dia. Imagine tal situação: você vai realizar um procedimento odontológico e, algumas horas antes, verifica que falta um material essencial. Bateu aquele desespero?

Pois então. Se você nunca passou por isso, provavelmente deve imaginar o transtorno que isso pode causar, levando, inclusive, à problemas de relacionamento com pacientes e na questão financeira. Você se identifica?

Não seria melhor se programar para saber o que deve e pode gastar nesse período para não sofrer nessas situações? A área da gestão que estuda o gerenciamento do estoque é chamada de Cadeia de Suprimentos. Fazer um controle eficiente do estoque de materiais é importante auxiliar nos planejamentos de casos clínicos e de negociar preços e condições de pagamento com os fornecedores.

Não se trata de uma tarefa fácil. No entanto, é o tipo de atividade que, bem esquematizada, pode ser muito positiva para a saúde financeira de sua clínica odontológica.

Dicas que vão te ajudar a gerenciar o seu estoque

• Projete seus gastos:

Não confie no “olhômetro” para calcular o que irá precisar para determinado período do ano ou determinado tratamento. Faça um levantamento do mesmo período do ano anterior, e tenha uma base de informações para se preparar para o próximo período.

Se houver algum tratamento específico, realize um plano de tratamento com prazos e etapas. Claro que pode haver variações, porém, se estivermos preparados para elas, não será difícil lidar com as mesmas.

• Registre os itens que são de uso em suas atividades clínicas, de manutenção e os que estão disponíveis. Tenha o conhecimento da quantidade existente e valores.

• Validade:

Esse é um ponto fundamental para o controle do estoque na odontologia. Além de registrar os itens por quantidade e valores, tenha o registro de prazos de validade para os itens que tenham um.

Você sabe quais os produtos que precisam ser armazenado em refrigeração? Separamos para você quais são!

Isso é fundamental para que não ocorram prejuízos clínicos e financeiros. Se houver mais de uma quantidade do mesmo item, mantenha alerta à data mais próxima de validade.

• Monitore seu fluxo:

De nada adianta você ter uma correta relação dos itens, valores e validades se não tiver um controle periódico para avaliar essas anotações. Dê baixa na quantidade do item quando ele for colocado para uso e programe-se para o monitoramento a cada determinado período de tempo.

No início, isso pode ser feito com fichas de papel. Seja prático, mantenha uma planilha (com backups) em seu computador que lhe auxilie nesse monitoramento. Softwares são aliados em todos os setores de seu consultório odontológico.

• Os softwares odontológicos são excelentes ferramentas de auxílio para o controle de estoque. Insira os itens de materiais usados na clínica e sua manutenção. Alertas de materiais que estejam em níveis críticos no estoque ou que estejam próximo do prazo de validade podem ser acionados.

Conheça os 7 melhores softwares Odontológicos que podem contribuir no seu dia a dia!

• Treine sua equipe para utilizar e conhecer o seu processo de controle de estoque. É importante que todos (dentistas, auxiliares e responsáveis) devam ter conhecimento e acessibilidade ao programa ou planilha. Isso torna a comunicação mais eficaz e sem produção de ruídos.

• Mantenha os dados de seus fornecedores (endereços, telefones, prazos de entregas, etc.) organizados e em um único lugar. Assim, você pode ter a informação ágil e correta.

Tudo em Gestão é PLANEJAMENTO. Pensar o estoque de forma estratégica é um excelente caminho para reduzir gastos desnecessários, realizar compras assertivas sem desperdícios. Ter planejamento e disciplina de gestão é a forma mais saudável de exercermos essa profissão que requer excelência em nosso empreendimento. Isso nos permite otimizar nosso tempo, o que é o nosso bem maior.

Espero que aproveitem as informações aqui mencionadas! Mantenham todos uma excelente gestão de sua atividade profissional no seu consultório ou clínica.

Abraços!

Sobre o autor:

Dr. Bruno Rodrigues Sargento