Principais passos para organizar a produção no laboratório de prótese dentária

O que faz um laboratório com mais de 40 funcionários entregar mais de 1500 peças pontualmente, durante o ano inteiro, e ainda manter a qualidade? E isso tudo somente de segunda a sexta-feira?

“Isso não existe” – Talvez seja isso que você está pensando agora.

Ou talvez afirme que o segredo está na quantidade de funcionários, nos equipamentos e na boa mão de obra técnica.

Embora seja importante, você sabia que isso não garante nem a metade do que um laboratório precisa para chegar nesse nível?

Na realidade quem aposta todas as suas fichas apenas nesses fatores como única solução pode ficar bastante frustrado. Até mesmo com vontade de trabalhar sozinho.

Por que eu digo isso? Eu explico.

O segredo está na organização

No final de 2016 encerrei as atividades do meu laboratório de prótese aqui na cidade de Paulínia, interior de São Paulo.  Eu estava a fim de descobrir novos horizontes. Foi quando surgiu em 2017 a oportunidade de trabalhar em Florianópolis.

Lá passei por alguns Laboratórios de prótese. No entanto, eu sabia que o segredo não estava na mão de obra ou equipamentos, pois eu já havia conhecido laboratórios que tentaram o mesmo feito, mas por apostarem somente na mão de obra e máquinas, acabaram vivendo o caos, tendo que voltar à estaca zero.

Por que isso é tão comum em nosso meio?

Porque bons equipamentos, máquinas, bons técnicos e bancadas representam somente 33% de tudo o que se precisa para alcançar o pleno crescimento/ estabilidade e não garantem a alta produtividade de um laboratório de prótese.

E pra ser bem sincero com você: isso representa apenas o setor de produção!

Então, se você já possui esses 33% dentro do seu laboratório, não precisa ser muito esperto para entender que é preciso dar atenção aos outros 67%, concorda?

Seria insensato ignorá-los.

Embora nesses 67% necessários para alavancar um laboratório, estejam também áreas como administração, finanças, gestão e marketing, pode apostar que o que terá mais impacto a curto prazo no seu laboratório, para aumentar a produtividade e faturamento, é organizar a produção.

Por isso, nesse artigo vou explicar os principais passos para organizar a produção no seu laboratório de prótese dentária.

1) Saiba qual é a capacidade produtiva de cada setor

Deming, famoso guru da administração na área da qualidade, afirmava que “não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.” 

Sendo bem sincero com você, se prestar atenção nessa frase e tomá-la como premissa básica para administrar o seu laboratório, você já estará anos luz à frente da grande maioria dos seus concorrentes. Um dos maiores responsáveis pelos atrasos, correrias e horas extras infinitas são os prazos incoerentes com a real capacidade de produção do laboratório. 

Pare e pense: como se pode prometer um prazo para seu cliente sem saber exatamente quanto você produz? 

Outra coisa: Como é que se você chegará aos seus objetivos sem um ponto de partida? 

Sem os números da sua produção, a única coisa que garantirá a pontualidade na entrega será escolher uma data e se virar para entregar. E é aí que muitos erram.

Não é saudável para nenhum colaborador e muito menos sustentável para o negócio não ter o pleno controle de sua produção. O resultado sempre se resume ao estresse e perda de clientes, além de crescimento zero.

Saber com precisão a capacidade de produção diária do seu laboratório é um dos primeiros passos que você deve tomar para acabar com a desorganização.

Como aprender isso? Encontrando os seus números:

• Extraia do seu sistema ou do seu controle de peças o Item a ser mensurado. Exemplo: Metalocerâmica.

• Vamos tirar a média dos últimos 3 meses (exclua os meses atípicos, como Dezembro, Janeiro e Fevereiro, para não haver distorções). 
• Digamos que o seu laboratório produziu 460 elementos nesse período. Divida 460 por 3. você terá o número de 220 elementos/mês. 
• Divida agora estes 220 elementos por 22 dias que são os dias úteis dentro de um mês. 
• O resultado será 10 unidades/dia. Esta é a capacidade diária de produção para a metalocerâmica.

Só lembrando que você deve fazer isso em cada setor para saber quanto o laboratório produz. Exemplos: resina, gesso, CAD/CAM, cerâmica, etc.

A partir disso você vai saber exatamente o que precisa ser mudado para que você aumente a produtividade e sempre cumpra os prazos. Isso inclui revisão de processos, treinamento de funcionários, contratações, aumento ou diminuição do tempo na produção, etc.

>> Leia também: 5 estratégias essenciais para conquistar clientes para o laboratório de próteses

2) Use um calendário logístico

Outro ponto que pode estar deixando você e sua equipe desorganizados é a falta de uma ferramenta chamada calendário logístico. É uma ferramenta de gestão que servirá para você colocar na produção somente o que você dá conta de produzir.

Você pode fazer esse controle manualmente ou através de um software de gerenciamento. Eu como sou fã da tecnologia eu prefiro usar o sistema. Mas não é uma regra, e sim questão de escolha.

Nesse controle você anotará o setor e a quantidade da produção diária. Veja abaixo uma imagem do calendário logístico:

Simulando: hoje é dia 01/10, você recebeu 5 copings para produzir e o prazo usual para esse item é de 7 dias úteis. Embora esse trabalho esteja previsto para ser entregue para o dentista no dia 07/10, no seu calendário logístico você vai marcar a previsão de conclusão para o dia 05/10. Ou seja, dois dias antes da entrega definitiva ao cliente. Olhe a imagem acima novamente.

Você vai fazer isso até preencher o total de 5 elementos de coping. Caso nesse mesmo dia entre em seu laboratório mais do que 5 elementos (que é a sua capacidade de produção diária, lembra?), você deverá marcar o excedente para o próximo dia útil, e assim sucessivamente. Esse procedimento deve ser feito em todos os setores.

Importante lembrar que você deve usar os prazos de entrega já praticados no seu laboratório apenas como base inicial e ir ajustando (para + ou para -) conforme a resposta da sua produção.

O próximo passo é ter clareza no fluxo de trabalho, desde a entrada do trabalho até a entrega. E para isso você precisará de um fluxograma logístico.

3) Crie um fluxo de trabalho

Muita gente tem me perguntado qual é o prazo ideal para a entrega de trabalhos para o dentista. Os prazos mais vistos são 5, 7 ou 10 dias úteis. Tem laboratórios que trabalham com agendamento quando os trabalhos são personalizados ou o fluxo é muito grande. Mas isso não é o problema. O grande problema é que a maioria dos laboratórios tem em sua tabela prazos bem definidos. No entanto, a grande maioria não consegue cumpri-los com tranquilidade.

E sabe por que isso acontece? Na realidade a maioria dos técnicos define o prazo somente com base no tempo de confecção da prótese e esquecem de adicionar ao processo de produção o tempo de coleta, tempo de triagem, do controle de qualidade, da embalagem e expedição.

Se um coping demora 3 dias para produção você deve somar a esse tempo os dias de logística administrativa, que são: dia da coleta, dia da reserva e dia para a entrega. E a maioria não calcula esse tempo. A solução para esse problema é ter uma visão clara de como deve ser o fluxo do trabalho desde a entrada até a entrega do serviço acabado.

Usando o nosso exemplo anterior, veja abaixo como ficaria um fluxo de trabalho ideal – usávamos esse modelo em nosso laboratório e diversos laboratórios usam esse sistema:

Note que no exemplo acima a entrega para o cliente ocorrerá no dia 07/10, até às 18h00.

Aqui está o pulo do gato: para esse sistema funcionar, seus colaboradores (incluindo você) devem rigorosamente entregar a peça pronta para o setor de expedição 2 dias antes da data da entrega para o cliente. Essa deve ser a regra. Para tanto, recomendo fortemente que esse fluxograma seja impresso e colocado em local visível nos setores envolvidos, como o de produção e expedição. E que um supervisor de produção faça a conferência diariamente. Na sequência, o setor responsável deve fazer a conferência, embalagem e entrega definitiva.

Entenda que ao implantar esses processos logístico você passa a trabalhar com prazos perfeitamente possíveis de se cumprir. Isso garante a saúde dos funcionários, maior satisfação e o principal: proporcionar mais tempo para as coisas boas da vida.

4) Informe seu cliente quanto à política de prazos

Como diz o ditado: o combinado não sai caro.

É muito comum ver dentistas reclamando que o laboratório não cumpre prazos. E do outro lado, o técnico reclamar que o dentista pede trabalho pra ontem. 

Para que haja a compreensão do seu cliente explique por meio de um informativo quais são os prazos praticados no seu laboratório, qual a capacidade de produção para os serviços de interesse e como você controla a produção. Faça ele perceber que o respeito a esses processos bem organizados é o segredo da entrega pontual do seu laboratório. Explique para ele como funciona os prazos quando o laboratório está com excesso de demanda. Mostre como você se organiza nesses períodos.

À medida que o dentista percebe que o trabalho dele é sempre entregue na data programada, ele para de insistir e aceita com mais facilidade as suas regras, passando a ser um grande parceiro do seu laboratório.

5) Dê entrada no sistema somente com todas as informações completas

Aqui está outra razão do descontrole da produção: informações incompletas e itens faltantes dos trabalhos que chegam ao laboratório.

Ordens de serviços não preenchidas corretamente só servem pra te fazer perder tempo. Itens faltantes são um grande problema: registro da mordida, componentes de implantes, modelo antagonista, cor do substrato, cor da aplicação, etc.

Eduque o cliente para que ele envie os trabalhos sempre com as informações mínimas necessárias para a confecção do trabalho. Colocar esses trabalhos com informações incompletas apenas para “tentar adiantar” é um erro. Você pensa que está agilizando as coisas, quando na realidade você está deixando de ter um processo sistematizado, pois sempre que isso acontece, alguém tem que mudar o fluxo de trabalho habitual. Esse tipo de conduta gera confusão, atrasos, e perda de produtividade. Esses trabalhos não devem entrar na produção.

Avise o dentista imediatamente que esse trabalho não entrará na produção e que a data de entrega só será definida assim que todos os dados e itens estiverem completos. Conscientize sempre o seu cliente de que as ordens de serviços protéticos devidamente preenchidas aceleram o prazo de entrega. 

Com processos bem organizados, o seu laboratório será reconhecido pela agilidade e alta produtividade.

6) Use o sistema de triagem de peças

Devido à correria do dia a dia, os trabalhos vêm chegando: entre eles modelos de gesso, registros e algumas moldagens. Com muito sacrifício você dá entrada do pedido no sistema. Já se passaram 2 dias. Quando finalmente o trabalho chega na sua mesa, você percebe que o término do preparo não está visível, a moldagem está com sobre moldagem e o registro apresenta distorções. Ou seja, não tem como executar esse trabalho.

Essa é apenas uma parte do problema. Já se passaram 3 ou 4 dias e agora é tarde demais! Você tem duas escolhas: avisar o cliente e ouvir um monte, ou arriscar fazer desse jeito e assumir a bronca se der repetição. Esse tipo de situação, além atrapalhar demais a organização do laboratório, pode queimar seu filme. 

Mas isso tudo dá para se evitar usando o sistema de triagem. Uma triagem rigorosa deve ser feita na entrada dos serviços para averiguar se um determinado trabalho está em condições de ser realizado. Um técnico experiente deve cumprir essa função, observando detalhes como: planejamento inicial, qualidade do gesso, visibilidade do término do preparo, espaço protético favorável, registro de oclusão, sobre moldagem, etc.. Tudo aquilo que você como um bom TPD sabe que é necessário para garantir um bom trabalho.

Além de deixar seu sistema logístico funcionando perfeitamente, de quebra você consegue diminuir drasticamente o custo com repetições e ajustes intermináveis.

7) Ajuste a sua produção

Depois que você implementou esse sistema, você precisará ajustar a produção. Se você deseja ter um laboratório pontual e organizado, e ao mesmo tempo ter uma alta produtividade de peças sem ultrapassar os limites físicos e emocionais da sua equipe, a sua grande meta agora será encontrar o ponto de equilíbrio. É preciso verificar se o que está sendo colocado na produção é o suficiente ou excedente.

Então vamos lá, é hora de corrigir as falhas e eliminar gargalos.

Você precisa estar atento a 3 situações:

1. Entrega sem atrasos: se os trabalhos estiverem sendo entregues pontualmente, fique tranquilo! Mantenha a quantidade de peças diárias.
2. Entrega com atrasos:  se os trabalhos estiverem sendo entregues no dia da reserva (dia em que a produção entrega trabalhos para a expedição e não para o cliente), diminua a quantidade diária de peças, ou se preferir, você poderá aumentar o prazo de entrega, ou ainda contratar mão de obra para atender a demanda.
3. Entrega antecipada: se a sua produção está conseguindo entregar com antecedência (no dia anterior ao prazo), aumente a quantidade diária de peças.

Lembre-se que não adianta colocar uma quantidade de serviço que fará você e sua equipe trabalhar na correria, atropelando os processos, sacrificando a qualidade e o que é pior: não honrar os compromissos de entrega.

8) Controle tudo

O que é controle? Controle é a comparação do planejamento com os resultados. 

Houve uma época em meu laboratório que o foco era produzir, produzir, produzir… Sem ligar muito para a direção ou para o futuro do laboratório. Logo, uma das tarefas mais deixadas de lado era justamente o controle de produção do laboratório, para que eu soubesse se estava na direção do crescimento, da produtividade e do lucro.

O problema é que se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve! E na prótese dentária, só existe dois caminhos: ou é para frente ou para trás. Não existe essa de estar parado. E o controle dos números de sua produção lhe dirão isso.

É comum em vários laboratórios não existir supervisores ou gerentes para controlar a produção. O resultado quase sempre é o mesmo: desorganização, corre-corre, trabalho dobrado, peças que saem cada dia em um horário, uma hora o trabalho sai bom, outra hora mais ou menos, e assim por diante.

Tá certo, mas que tipo de controle devo fazer? Bom, confesso que esse é um assunto que daria um outro artigo bem grande, mas vou tentar ser objetivo:

Controle do Fluxo de produção

O início da produção se dá quando o trabalho está com a ordem de serviço completa e todos os itens necessários para a confecção da prótese.  Para que todo o fluxo de trabalho não seja interrompido e não gere atrasos, é preciso fazer uma checagem logo após a entrada no sistema. Se o seu funcionário detectar alguma restrição, ele deve comunicar imediatamente o supervisor responsável para que possa avisar o cliente dentista. Nenhum trabalho com restrição deve sequer entrar na produção. Por isso o supervisor deve estar sempre atento a essa fase da produção.

Acompanhamento durante a produção

De posse de um relatório de peças programadas, o supervisor deve percorrer a produção a fim de checar com os colaboradores se está tudo certo para a entrega das peças programadas para o dia. Caso haja algum trabalho atrasado que não foi entregue para a expedição, deve haver uma comunicação mais aproximada entre supervisor e colaborador quanto ao horário específico de finalização do trabalho.

O supervisor deve sempre estar de olho nas metas diárias estabelecidas para que durante a semana possam ser feitos os devidos ajustes no volume de peças. Isso evitará que a entrega para o cliente fique comprometida.

Conclusão

Eu te mostrei qual a importância de organizar a sua produção no laboratório de prótese dentária e quais são os principais problemas quando negligenciamos esses processos administrativos e operacionais. O mais importante agora é assumir a responsabilidade como dono(a) de um negócio e colocar desde já a mão na massa. Não se assuste se no começo você e/ou sua equipe parecerem estar trabalhando pouco. Você vai ver que quando conseguir superar esse desafio no setor de produção, estará produzindo mais em menos tempo. E isso lhe dará mais tempo para você aproveitar as coisas boas da vida.

Espero que você consiga aplicar esses processos no seu laboratório e que tenha muito sucesso! Qualquer dúvida ou dificuldade, entre em contato comigo!

Um forte abraço,

Daniel Febbo

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