Consultório funcional: como organizar os documentos dos pacientes

Um consultório geralmente tem uma grande quantidade de documentos importantes, que são impressos ou entregues diariamente. Por isso, mantê-los organizados é um fator fundamental para que não se perca a produtividade e principalmente transmita confiança. Perder tempo procurando documentos, além de causar desgaste físico, demanda tempo e prejudica a credibilidade no seu consultório, que é um fator importante a ser considerado.

Dessa forma, sugerimos algumas ações que facilitam muito o cotidiano no seu consultório:

Estabeleça um local específico para guardar os documentos

Dependendo do volume de pacientes, uma simples estante com tranca já resolve para armazenar toda a documentação. O mais importante é sempre ter um local em que todos os arquivos estarão reunidos.

Organize os documentos por paciente e utilize pastas específicas

A organização de documentos pode ser bastante distinta. Mas o ideal é você separar os documentos por paciente. Esta separação vai fazer com que seja muito mais fácil achar qualquer receita, exame ou raios-X, por exemplo, de forma eficiente e específica.

Tenha uma pessoa para auxiliar nesta tarefa

Conte com a sua secretária para lhe ajudar e principalmente manter esta organização. Não que seja necessário contratar apenas um funcionário para isso, mas dividindo a tarefa ficará muito mais fácil estabelecer um controle de maior qualidade. Fica muito mais fácil evitar extravios e melhorar a rapidez na busca por uma determinada documentação.

Grande parte da organização do consultório e da documentação, parte da sua própria organização. E você pode até ser muito bom em deixar os materiais em ordem, mas se a sua agenda também não estiver 100% é capaz de tudo desandar ao longo do dia.

É ela a responsável por te lembrar dos compromissos e tarefas que você precisa realizar. Ao desregular o controle de sua agenda, é provável que você gaste seu tempo de forma improdutiva e, com isso, todo o restante do processo de organização seja comprometido. Isso sem falar no desgaste que isso pode acarretar em sua imagem profissional.

Use a internet para facilitar e aprimorar a organização dos seus documentos

Salvar documentos importantes na nuvem (cloud computing) ou utilizar ferramentas como o Simples Dental, por exemplo, é uma das saídas mais interessantes e rápidas para a segurança e praticidade de sua organização.

É possível criar pastas segmentadas e ter a certeza de que estes documentos não serão perdidos. Além disso, a busca por um documento é mais fácil do que quando guardados em armários.

Quando você for organizar seus documentos nas pastas criadas, verá que alguns deles não têm necessidade de existir. Estes você pode excluir sem dó, pois só irão contribuir para a desorganização geral. Se uma foto de tratamento ficou borrada e não vai te servir, apague. Se armazenou sem querer um documento inacabado e que não pretende concluir, apague. Se não te serve mais, apague. Não se esqueça, também, de limpar a lixeira de seu computador com frequência.

Na pressa, às vezes salvamos documentos com nomes como “IMG_001” ou “Sem título”. Pode ser prático na hora, mas depois você terá um trabalho enorme para descobrir o que são aqueles arquivos e armazená-los de forma correta. O recomendado é criar um padrão para o registro, nomeando de acordo com uma lógica que você entenda. Outro ponto importante é cuidar ao salvar os arquivos no desktop. É uma tentação enorme! Mas quando se tem um ou dois arquivos salvos por lá, é realmente uma ajuda tê-los à mão. Mas essa situação nunca para apenas no “um ou dois arquivos”. Sempre tem mais um. Mais outro. E só mais este daqui. Quando você percebe, mal dá para enxergar o seu wallpaper. Tente manter seu desktop o mais limpo possível, colocando nele apenas aquilo que você realmente precisa que esteja lá, como os softwares mais usados ou documentos de atualização constante, por exemplo. E mesmo estes casos ainda podem ser evitados, é só se policiar para não salvar nada por lá.

Deixar todos os arquivos salvos em seu computador é um grave problema. Nunca se sabe quando ele vai parar de funcionar e levar para o cemitério todos os seus documentos importantes. Se você não quer que isso aconteça, crie formas de fazer um backup de seus dados, seja através de mídias físicas ou mídias online.

Acima de tudo: mantenha esta estrutura que você criou organizada! Não adianta nada você criar o melhor sistema de organização do mundo se não conseguir mantê-lo. Por causa disso, faça com que todos os arquivos que chegarem no seu computador sejam encaminhados para a pasta correta e com o nome padronizado. Dessa forma fica fácil de gerenciar seus documentos e você não se perde quando quiser procurar por algo.

Mesmo que organizar tudo dê um pouco de trabalho, o resultado vale a pena!

Fonte: Laudonline, Diário Odonto

Comentários

2 Comentários
  1. Parabéns pelo tema. De extrema importância e, sem dúvida alguma, um grande diferencial que é valorizado pelos pacientes. O difícil é fazer com que toda a equipe entre nessa mesma sincronia. Costumo fazer reuniões com minha equipe uma vez ao mês para relembrar dessas e outras questões, mas confesso que mesmo tendo pessoas para cuidar destes detalhes, muita coisa ainda precisa ser lembrada por mim. Abraço! http://www.fabiomicrute.com.br

    • Olá Fabio, agradecemos pelo seu feedback! Realmente é necessário que toda a equipe esteja trabalhando pelo mesmo objetivo. Assim, tudo fica mais fácil. Um grande abraço!

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